Trong thế giới kỹ thuật số, việc sắp xếp, theo dõi, và tương tác với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn khách hàng là một thách thức nếu doanh nghiệp không sử dụng công cụ. Mstar Corp sẽ chia sẻ với bạn mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và tạo ra một quy trình quản lý khách hàng hiệu quả.
Phương thức quản lý khách hàng bằng Excel là gì?
Quản lý khách hàng bằng Excel là phương thức hiệu quả để thu thập, tổng hợp, lưu trữ và theo dõi thông tin về khách hàng. Bạn có thể tổ chức thông tin khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch và nhiều thông tin khác.
Bạn có thể tổ chức dữ liệu trong cùng một file hoặc phân chia chúng thành nhiều file khác nhau tùy thuộc vào đặc thù và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn tổ chức và quản lý thông tin một cách tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
Lợi ích khi quản lý khách hàng bằng Excel
Hoàn toàn miễn phí
Một trong những lợi ích đáng chú ý nhất khi sử dụng Excel là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể sử dụng Excel mà không phải trả bất kỳ khoản phí nào khởi tạo hoặc phí thường niên, vì nó được cài đặt sẵn trên bất kỳ thiết bị PC hoặc Laptop nào.
Sử dụng dễ dàng, thuận tiện
Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, người dùng có thể dễ dàng nhập, sửa đổi và tổ chức thông tin một cách linh hoạt. Tuy nhiên, để tận dụng hết các tính năng của Excel, đặc biệt là trong việc tính toán doanh thu, có thể đòi hỏi một chút kiến thức về tin học văn phòng.
Lưu trữ số lượng lớn khách hàng
Excel cho phép bạn lưu trữ thông tin khách hàng trong một sheet, nhiều sheet hoặc nhiều file Excel riêng biệt. Khả năng hiển thị chi tiết thông tin theo từng cột giúp tối ưu hóa thời gian tổng hợp và tính toán dữ liệu một cách nhanh chóng. Nhờ đó, bạn dễ dàng quản lý lượng dữ liệu lớn và kết nối với Drive để làm việc offline và online tùy theo nhu cầu.
Bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng thông tin
Excel cung cấp một bộ lọc thông minh, giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ bằng cách nhập từ khóa cần tìm.
Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản, chi tiết
Những thông tin khách hàng cần có
- Họ tên;
- Ngày sinh;
- Số điện thoại hoặc Email;
- Mã khách hàng;
- Địa chỉ;
- Lịch sử giao dịch (bao gồm sản phẩm/ dịch vụ đã trải nghiệm, giá trị đơn hàng, phản hồi của khách hàng);
- Lịch sử liên hệ: Là danh sách các lần liên hệ của nhân viên với khách hàng (bao gồm ngày liên hệ, nội dung);
- Ghi chú.
Các bước tạo file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản, chi tiết
Bước 1: Mở Excel và tạo một bảng tính mới.
Bước 2: Đặt tên cho các cột trong bảng tính, ví dụ: Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Ngày sinh, Mã khách hàng, ghi chú… tùy theo nhu cầu của bạn.
Bước 3: Nhập thông tin của khách hàng tương ứng với từng ô trong bảng tính.
Bước 4: Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm thông tin khách hàng theo các tiêu chí như tên, địa chỉ, số điện thoại…
Bước 5: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp thông tin khách hàng theo điều kiện như thứ tự bảng chữ cái hoặc ngày tháng năm sinh…
Bước 6: Lưu lại file quản lý khách hàng và đặt tên thích hợp để dễ dàng tìm kiếm trong tương lai.
Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí
Mstar Corp đá có kinh nghiệm triển khai giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực, từ bất động sản đến thương mại dịch vụ. Chuyên gia chuyển đổi số của Mstar Corp đã biên soạn mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí và chi tiết.
Với mẫu file này, bạn có thể:
- Lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết của khách hàng.
- Theo dõi doanh số bán hàng của từng nhân sự.
- Tính toán và phân tích doanh số bán hàng theo thời gian, sản phẩm/dịch vụ và kênh tiếp thị, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh có căn cứ và hiệu quả.
>> Nhận Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí ngay <<
Lưu ý khi tạo file quản lý khách hàng bằng Excel
- Điền chính xác nội dung thông tin trong từng cột, tránh sai sót và hiểu nhầm thông tin trong quá trình quản lý dữ liệu.
- Hiểu rõ đặc điểm & cách thức hoạt động của các hàm tính, hạn chế một sự nhầm lẫn nhỏ dẫn đến sai số toàn bộ kết quả.
- Excel chỉ sử dụng được trên máy tính: Muốn sử dụng Excel trên điện thoại, bạn cần kết nối với Drive và sử dụng các ứng dụng tương thích. Điều này cần phải được xem xét khi lựa chọn phương tiện truy cập dữ liệu.
- Chia các dữ liệu thành các file khác nhau, tránh tình trạng chậm khi mở file quá nặng, hãy chia các dữ liệu thành các file khác nhau hoặc sử dụng các phương pháp nén dữ liệu để tối ưu hóa hiệu suất của Excel.
File quản lý khách hàng bằng Excel không chỉ là một công cụ đơn giản mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phát triển và thành công trong thị trường cạnh tranh ngày nay. Tuy nhiên, để đạt được sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian, sự hỗ trợ từ các giải pháp CRM là không thể phủ nhận. Với sự hỗ trợ từ giải pháp chuyển đổi số trên nền tảng CRM Bitrix24 từ Mstar Corp, bạn có thể tự tin rằng việc quản lý khách hàng sẽ được thực hiện một cách thông minh và hiệu quả nhất. Từ việc lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, theo dõi tương tác và lịch sử giao dịch, đến việc tự động hóa quy trình báo cáo, giải pháp của Mstar Corp mang lại một loạt các tính năng mạnh mẽ để giúp bạn tối ưu hóa quản lý khách hàng.
