Với khả năng tích hợp nhiều tính năng đa dạng, Outlook đã trở thành công cụ không thể thiếu cho việc quản lý email, lịch trình, công việc, và liên lạc hàng ngày. Vậy cụ thể Outlook là gì? Hãy để Mstar Corp giúp bạn giải đáp câu hỏi này và hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook cơ bản, chi tiết trong bài viết dưới đây.
Outlook là gì?
Trước khi tìm hiểu về hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cần biết Outlook là gì? Trong hệ thống Microsoft, Outlook được biết đến là một phần mềm dùng để quản lý thông tin cá nhân, trong đó gồm các công cụ như: email, ghi chú, quản lý liên lạc, tạp chí, công việc quản lý, lịch và duyệt web.
Bên cạnh đó, Outlook còn là một ứng dụng được sử dụng độc lập, đồng thời sử dụng trong khi làm việc nhóm bằng cách chia sẻ lịch trình công việc, hộp thư hoặc những trao đổi thư mục cộng đồng thông qua email cá nhân của từng thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý rằng Microsoft Outlook không phải là một ứng dụng miễn phí, mà thay vào đó bạn cần chọn gói trả phí phù hợp để sử dụng phiên bản hoàn chỉnh của công cụ này.
Outlook là gì? Outlook là một ứng dụng hỗ trợ người dùng quản lý mọi công việc trong cùng một nơi (Nguồn: Internet)
Ưu điểm của Microsoft Outlook
Sở dĩ Microsoft Outlook trở nên phổ biến là bởi chúng tích hợp những ưu điểm giúp gia tăng sự tiện lợi và nhanh chóng cho người dùng, trong đó có thể kể đến như:
- Tốc độ truy cập nhanh chóng và hệ thống không gian lưu trữ rộng lớn: sự tiện lợi dành cho người dùng được thể hiện thông qua việc người dùng không mất nhiều thời gian khi truy cập vào Outlook, dung lượng lưu trữ không giới hạn, đặc biệt là email được sắp xếp theo dung lượng nên rất dễ kiểm soát. Ngoài ra, bạn còn có thể gửi tệp tin có dung lượng lớn mà không gặp trục trặc gì.
- Tính bảo mật vượt trội và khả năng chống spam tốt: khả năng chống spam tốt được dựa trên việc thực hiện thao tác chặn email theo một địa chỉ tên miền cụ thể nào đó. Đặc biệt, với Outlook bạn có thể khởi tạo email dùng một lần và có thể xóa hay thay đổi email bằng cách cài đặt mật khẩu tạm thời.
- Kết nối được với nhiều nền tảng và ứng dụng khác: hiện nay Outlook được tích hợp với nhiều mạng xã hội phổ biến như Facebook, Linkedln, hay Twitter, Skype,…Ngoài ra, Outlook còn cho phép người dùng sử dụng CSS và HTML để thỏa sức sáng tạo, làm cho bức thư của họ thêm sinh động.
Những ưu điểm nổi trội của Microsoft Outlook (Nguồn: Internet)
Cách cài đặt Microsoft Outlook
Microsoft Outlook hiện là một công cụ phổ biến với người dùng, vì thế hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook sẽ giúp bạn cài đặt một cách nhanh chóng và cụ thể với:
Hướng dẫn cài đặt Outlook trên máy tính
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính để bắt đầu quá trình cài đặt
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính để bắt đầu cài đặt (Nguồn: Internet)
- Bước 2: Hộp thoại Add an Email Account hiển thị với 2 lựa chọn Yes hoặc No. Lúc này, người dùng hãy chọn Yes, tiếp theo chọn Next để chuyển đến bước tiếp theo.
Tiếp tục thực hiện thao tác cho quá trình cài đặt (Nguồn: Internet)
- Bước 3: Sau đó, giao diện máy tính sẽ hiển thị hộp thoại tiếp theo là Add New Account. Tại hộp thoại này, người dùng chọn mục Manually configure server settings or additional server types, tiếp theo đó chọn Next để tiếp tục quá trình cài đặt.
Thực hiện các thao tác tiếp theo tại hộp thoại Add new Account (Nguồn: Internet)
- Bước 4: Giao diện cài đặt sẽ chuyển hướng đến hộp thoại Choose Service, tiếp đến bạn cần chọn POP or IMAP, sau đó chọn Next.
Thực hiện thao tác tại hộp thoại Choose Service (Nguồn: Internet)
- Bước 5: Khi này, bạn cần thiết lập tài khoản tại hộp thoại POP or IMAP bằng cách điền đầy đủ thông tin có trong hộp thoại, tiếp đến chọn More Settings.
Điền đầy đủ thông tin tại hộp thoại POP or IMAP (Nguồn: Internet)
- Bước 6: Hộp thoại Internet E-mail Settings hiển thị và bạn cần chọn tab Outgoing Server và tick vào mục My outgoing server (SMTP) requires authentication như hướng dẫn.
Thiết lập cài đặt tại hộp thoại Internet Email Settings (Nguồn: Internet)
- Bước 7: Tiếp theo, người dùng cần chuyển sang tab Advanced và cài đặt các thông số như hướng dẫn và chọn tiếp OK.
Thực hiện thao tác trên tab Advanced (Nguồn: Internet)
- Bước 8: Để hoàn tất quá trình cài đặt, người dùng hãy vào lại hộp thoại Test Account Settings để tiến hành kiểm tra, sau đó chọn Next là xong.
Hoàn tất quá trình cài đặt bằng Test Account Settings (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Outlook trên iOS
Microsoft Outlook hiện phát triển đa dạng trên các thiết bị từ máy tính cho đến hiện tại. Trong đó, hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook và cài đặt chúng trên iOS rất nhanh chóng và đơn giản với:
- Bước 1: Truy cập vào Appstore, tìm kiếm “Outlook” và tải về điện thoại của bạn.
- Bước 2: Nếu trước đây bạn chưa từng sử dụng Outlook thì hãy bắt đầu nhập địa chỉ email một cách đầy đủ, sau đó chọn Thêm tài khoản. Tuy nhiên, nếu điện thoại hiển thị một cách khác, bạn hãy chọn Menu => Cài đặt => Thêm tài khoản => Thêm tài khoản email để hoàn thành bước đăng nhập này.
- Bước 3: Lúc này bạn có thể gặp 2 trường hợp. Trường hợp đầu tiên là người dùng cần phải chọn nhà cung cấp email, đối với tình huống này bạn cần liên hệ người quản lý CNTT để kiểm tra lại cấu hình vì có thể do cấu hình bị sai nên xảy ra tình trạng trên. Trường hợp 2, người dùng tự thiết lập tài khoản email cá nhân một cách thủ công, bên cạnh đó có thể sử dụng phần mềm POP hoặc IMAP hỗ trợ.
- Bước 4: Người dùng cần nhập mật khẩu cho tài khoản email, sau đó chọn Đăng nhập để hoàn tất quá trình.
- Bước 5: Xác minh danh tính của bạn khi xác thực đa yếu tố đã được bật trước đó.
- Bước 6: Chấp nhận việc Outlook sẽ gửi thông báo về điện thoại của bạn.
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Outlook trên iOS (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Outlook trên Android
Đối với hệ điều hành Android, hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook có phần dễ dàng hơn, kèm theo đó là cách cài đặt cũng nhanh chóng hơn. Hãy cùng Mstar Corp thực hiện tuần tự những bước sau để cài đặt Outlook cho điện thoại Android của bạn.
- Bước 1: Truy cập vào Google Play Store, tìm kiếm “Outlook” và tải về điện thoại của người dùng. Tiếp đến hãy chọn Bắt đầu.
- Bước 2: Lúc này, Outlook sẽ trực tiếp kết nối với tài khoản gmail của bạn đã đăng nhập trên điện thoại. Nếu bạn sử dụng tài khoản này để kết nối vào Outlook mà không thay bằng địa chỉ email khác, vậy hãy chọn Tài khoản kết nối Google, tiếp tục chọn OK, sau đó chọn Cho phép để đồng ý cho hệ thống Outlook truy xuất vào danh bạ của người dùng.
- Bước 3: Ngoài ra, nếu bạn muốn thêm một địa chỉ email khác để sử dụng Outlook, tại góc phải bên dưới màn hình, hãy chọn Thêm tài khoản. Sau đó, người dùng cần nhập đầy đủ thông tin của địa chỉ email mới và chọn Tiếp tục. Lúc này, Outlook sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu, hãy tiến hành bấm mật khẩu rồi chọn Tiếp theo. Khi này đa xác thực yếu tố đã được bật, do đó bạn cần xác minh danh tính và chấp nhận Outlook gửi thông báo về điện thoại để hoàn tất quá trình.
Hướng dẫn cài đặt Outlook trên điện thoại Android (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook: Thư
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook trước hết sẽ giúp người dùng hiểu được tầm quan trọng của email trong công cụ này. Vì email được dùng như một chức năng chính yếu của Outlook để kết nối giữa bạn và đồng nghiệp, tổ chức. Ngoài ra, việc sử dụng email còn giúp bạn đính kèm thêm chữ ký điện tử hoặc các tệp đính kèm khác vào email của người dùng.
Tạo thư mới
- Bước 1: Người dùng chọn hộp thư đến, sau đó chọn mục Email mới. Hoặc để thực hiện thao tác nhanh hơn, bạn có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+M.
- Bước 2: Sau khi tạo thành công thư mới, bạn bắt đầu nhập nội dung cho thư và hoàn thành email bằng thao tác bấm Gửi.
Tạo và thêm chữ ký vào thư
Chữ ký điện tử là một tính năng giúp cho người dùng xác minh email chính chủ một cách chuyên nghiệp hơn. Chữ ký đó được thể hiện dưới dạng hình ảnh, danh thiếp điện tử, văn bản, logo và ngay cả chữ ký tay cũng được áp dụng. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook sẽ giúp bạn tạo và thêm chữ ký chỉ với một số thao tác đơn giản sau:
- Bước 1: Tại một email mới tạo, bạn chọn thẻ Chữ ký, sau đó tiếp tục chọn Chữ ký là lệnh con của thẻ Chữ ký.
- Bước 2: Tại tab Chữ ký Email, người dùng chọn Mới. Tiếp theo, bạn cần nhập tên của mình vào và chọn OK.
- Bước 3: Hộp thoại Chọn chữ ký mặc định sẽ hiển thị. Lúc này, bạn cần chọn tài khoản email trong danh sách tài khoản email để tạo liên kết với chữ ký. Đối với danh sách thư mới, người dùng hãy chọn chữ ký mà bạn muốn gửi đến mọi email. Riêng với danh sách trả lời email và chuyển tiếp, bạn cần chọn chữ ký điện tử cài đặt sẵn cho những email mà bạn muốn chuyển tiếp và trả lời.
- Bước 4: Ở mục Chỉnh sửa chữ ký, bạn cần nhập chữ ký của mình rồi chọn OK là đã hoàn tất.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook: Tạo và thêm chữ ký vào thư (Nguồn: Internet)
Trả lời hoặc chuyển tiếp email
- Bước 1: Trong ngăn đọc hoặc trên dải băng, người dùng sẽ thấy có các mục Trả lời, Trả lời tất cả và Chuyển tiếp. Người dùng có thể chọn 1 trong 3 mục trên tuỳ theo mục đích sử dụng.
- Bước 2: Trong hộp Cc, Bcc hoặc Đến, bạn bấm vào hộp thích hợp rồi nhập tên người mà bạn muốn gửi mail đến. Trong trường hợp để xoá bỏ người nhận, bạn cũng vẫn chọn vào hộp thích hợp rồi chọn Delete.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook: Trả lời hoặc chuyển tiếp email trong Outlook (Nguồn: Internet)
Hướng dẫn thêm tệp đính kèm vào email
Trong mục Email của Microsoft Outlook, người dùng có thể đính kèm tệp bên ngoài vào trong email với các thao tác cơ bản:
- Bước 1: Người dùng có thể dùng thư sẵn có hoặc tạo một thư mới, sau đó chọn thẻ Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp.
- Bước 2: Tại tab Thư, người dùng chọn tiếp Đính kèm Tệp là hoàn thành việc đính kèm tệp vào email.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook: Cách thêm tệp vào email rất đơn giản (Nguồn: Internet)
Mở hoặc lưu tệp đính kèm
Để mở tệp đính kèm, người dùng chỉ cần nhấn đúp vào tệp đính kèm cần mở. Riêng cách lưu tệp đính kèm, bạn cần thực hiện các bước:
- Bước 1: Click chọn vào tệp đính kèm đang có trong thư đang được mở.
- Bước 2: Ở tab Đính kèm, cụ thể trong nhóm Hành động, bạn sẽ chọn thẻ Lưu dưới dạng. Hoặc để thực hiện nhanh hơn, bạn click vào tệp đính kèm rồi bấm chuột phải, sau đó chọn Lưu dưới dạng là hoàn tất.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook phần Lịch
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook sẽ cung cấp cho người dùng cách tạo và sử dụng phần Lịch một cách hiệu quả. Bởi phần lịch sẽ do chính bạn tự lập kế hoạch và chúng không giống như những cuộc họp nên vì vậy nó mang tính chất cá nhân nhiều hơn.
Tạo cuộc hẹn
-
- Bước 1: Trong thư mục Lịch, người dùng có thể bấm tổ hợp phím Ctrl+N hoặc bấm vào Cuộc hẹn mới. Tuy nhiên, tại những thư mục khác và bạn muốn tạo cuộc hẹn, hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + A.
- Bước 2: Hộp thoại Cuộc hẹn mới hiển thị và người dùng cần nhập các thông tin về chủ đề, thời gian bắt đầu – kết thúc và địa điểm.
- Bước 3: Để lưu lại cuộc hẹn, bạn cần chọn mục Lưu và Đóng.
Lên lịch họp
- Bước 1: Người dùng truy cập vào thư mục Lịch, sau đó chọn Cuộc họp mới. Tại đây bạn có thể thêm các địa chỉ email của những người tham gia cuộc họp và họ sẽ nhận được lời mời thông qua hộp thư đến trong email.
- Bước 2: Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + Q để lên lịch một cuộc họp mới nhanh hơn.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook: Tạo lịch họp trong Outlook (Nguồn: Internet)
Tạo lời nhắc
Lời nhắc sẽ xuất hiện trong hộp cảnh báo và chúng sẽ được hiển thị như một lời nhắc nhở để người dùng tránh bỏ lỡ bất kỳ sự kiện quan trọng nào. Trong Microsoft Outlook, người dùng có thể tạo lời nhắc cho cuộc hẹn, cuộc họp hoặc bất kỳ email, tác vụ nào.
Hướng dẫn tạo lời nhắc cho cuộc hẹn hoặc cuộc họp
Để đặt lời nhắc cho một cuộc hẹn, trước tiên người dùng cần mở Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp mà bạn cần đặt lời nhắc. Lúc này, hộp thoại Danh sách lời nhắc hiển thị và bạn cần chọn thời gian lời nhắc xuất hiện trước khi cuộc hẹn bắt đầu là xong.
Tạo lời nhắc cho tác vụ, email, danh bạ
Trong thanh công cụ ở một thư đang mở, tại thẻ cờ đỏ Theo dõi, người dùng chọn Theo dõi tiếp, sau đó tiếp tục chọn Thêm lời nhắc là bạn đã hoàn tất việc tạo lời nhắc cho một tác vụ hoặc email hoặc danh bạ của bạn.
Danh bạ liên hệ
Trong Microsoft Outlook, tại thẻ Mọi người chính là nơi để bạn tạo danh bạ cho chính mình hoặc cho doanh nghiệp. Việc tạo danh bạ liên hệ giúp cho bạn dễ quản lý những ai sẽ hiện diện và đã được thêm vào danh bạ, đồng thời dễ tìm kiếm người mà bạn cần liên hệ.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook để tạo liên hệ
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook sẽ giúp bạn thêm những liên hệ mới và tại tài khoản của bạn có thêm các chi tiết như địa chỉ, ảnh, ngày sinh để dễ dàng tìm thấy Danh bạ của mình trong tuỳ chọn Mọi người. Để tạo một liên hệ mới, bạn chọn thẻ Mọi người rồi chọn tiếp Liên hệ mới. Hoặc để tạo liên hệ một cách nhanh chóng, người dùng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + C.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook để tạo liên hệ (Nguồn: Internet)
Cách lấy danh sách liên hệ trong Outlook
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc điện thoại của bạn. Tiếp đến chọn Tệp. Tại thanh công cụ bên trái, bạn chọn mục Mở & Xuất, sau đó tiếp tục chọn Nhập/Xuất.
- Bước 2: Hộp thoại Nhập/Xuất mở ra và người dùng tiếp tục chọn Xuất ra tệp, tiếp tục chọn Tiếp theo.
- Bước 3: Người dùng cần chọn Giá trị phân tách bằng dấu phẩy trước khi hộp thoại Xuất ra tệp hiển thị. Trong hộp thoại đó, bạn chọn Danh bạ để sử dụng chính danh mục này làm thư mục xuất ra từ tài khoản của người dùng.
- Bước 4: Chọn Tiếp và chọn Duyệt ngay sau đó, tiếp theo bạn hãy chuyển đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp giá trị (tệp có định dạng .csv).
- Bước 5: Hộp thoại nhập tên hiển thị và người dùng cần điền đầy đủ thông tin tại File Name, tiếp đến chọn OK rồi chọn tiếp mục Tiếp theo.
- Bước 6: Sau khi hoàn thành các bước trên, người dùng chọn Kết thúc để hoàn tất.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook phần Tác vụ
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook phần Tác vụ giúp cho người dùng hiểu rõ hơn về chức năng này. Tác vụ là một công cụ đặc biệt giúp người kết hợp nhiều danh sách với nhau và tạo thành một kiểu danh sách kết hợp, đồng thời bạn có thể vừa theo dõi tiến độ vừa nhận lời nhắc.
Tạo một tác vụ mới
- Bước 1: Bạn chọn tab Trang đầu trong ứng dụng Outlook. Tại thẻ Mới, người dùng chọn Mục mới.
- Bước 2: Trong mục mới, bạn tiếp tục chọn Tác vụ, nếu cần hãy điền biểu mẫu của tác vụ, cuối cùng chọn Lưu & Đóng.
- Bước 3: Thực hiện nhanh hơn với thao tác nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + K.
Cách gán tác vụ
- Bước 1: Người dùng mở tác vụ đã tạo trước đó.
- Bước 2: Tại thẻ Gán tác vụ, bạn cần chọn Phân công tác vụ để tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
- Bước 3: Trong biểu mẫu của tác vụ, người dùng cần nhập địa chỉ email hoặc tên vào hộp Đến. Trong tác vụ, bạn cần thêm Chủ đề, sau đó chọn Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc. Ngoài ra, bạn có thể chọn cài đặt Mức ưu tiên hoặc Trạng thái khi cần.
- Bước 4: Nếu người dùng muốn lặp lại nhiệm vụ nào đó, trên thanh Ribbon hãy chọn mục lặp lại. Đồng thời, người dùng cần chọn tất cả những tuỳ chọn mà mình muốn ở hộp thoại lặp lại nhiệm vụ. Cuối cùng hãy chọn OK. Tiếp đến chọn Gửi để hoàn tất.
Xem tác vụ
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên điện thoại hoặc máy tính của bạn.
- Bước 2: Trong danh sách tác vụ, người dùng double click vào một mục bất kỳ để xem bảng nhiệm vụ một cách đầy đủ.
- Bước 3: Tại mục Trang đầu, người dùng chọn tiếp Dạng xem Hiện Tại để thay đổi cách xem tác vụ ở bất kể thời điểm nào.
In tác vụ
- Bước 1: Chọn biểu tượng dấu tick ở thanh truy cập nhanh.
- Bước 2: Trong tất cả các thư mục, người dùng chọn một nhiệm vụ cụ thể.
- Bước 3: Chọn thẻ Tệp, sau đó chọn In và trong phần cài đặt là nơi bạn có thể chọn định dạng nếu muốn.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook phần tác vụ (Nguồn: Internet)
Thông qua bài viết này, Mstar Corp đã hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook với các bước cụ thể và chi tiết. Với vai trò là đơn vị cung cấp và triển khai Microsoft 365, Mstar Corp cung cấp gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp được tùy chỉnh theo nhu cầu. Đồng thời giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả của gói Microsoft 365 trong quá trình làm việc.
