Mục tiêu SMART: Nguyên tắc & cách đặt mục tiêu hiệu quả

Trong bất kỳ tổ chức nào, từ một tập đoàn đa quốc gia đến một startup B2B năng động, sự khác biệt giữa “bận rộn” và “hiệu quả” nằm ở chỗ: Bạn có đang làm việc hướng đến một mục tiêu rõ ràng không? Và mục tiêu đó có đủ “thông minh” để dẫn dắt hành động không? Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu cách đặt mục tiêu SMART.

Mục tiêu SMART là gì?

Mục tiêu SMART là một từ viết tắt đại diện cho 5 tiêu chí cụ thể để thiết lập mục tiêu hiệu quả:

• S – Specific (Cụ thể)
• M – Measurable (Đo lường được)
• A – Achievable (Khả thi)
• R – Realistic (Tính thực tế)
• T – Time-bound (Có thời hạn)

Một mục tiêu SMART là một mục tiêu được định nghĩa rõ ràng, có thể định lượng, thực tế, gắn liền với chiến lược chung và có mốc thời gian hoàn thành cụ thể. Thay vì nói “Tôi muốn tăng doanh thu B2B”, một mục tiêu SMART sẽ là: “Đội ngũ kinh doanh B2B cần đạt 10 tỷ đồng doanh thu từ việc ký hợp đồng với 20 khách hàng doanh nghiệp mới trong phân khúc F&B (Nhà hàng – Khách sạn) trước ngày 31/12/2026.”

Sự khác biệt là rõ ràng. Mục tiêu SMART loại bỏ mọi sự mơ hồ, cung cấp một đích đến rõ nét và một lộ trình để đi đến đó. Nó là công cụ biến ý tưởng chiến lược thành kế hoạch hành động chi tiết cho từng phòng ban, từng cá nhân trong tổ chức.

Mục tiêu SMART là gì? (Nguồn: Internet)

Vì sao mục tiêu SMART trở thành chuẩn mực đặt mục tiêu hiện đại?

Mục tiêu SMART nhanh chóng vượt ra khỏi phạm vi các bài báo học thuật để trở thành một chuẩn mực toàn cầu trong quản trị doanh nghiệp, huấn luyện cá nhân và phát triển bản thân. Lý do cho sự phổ biến này đến từ tính đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ của nó:

• Tính rõ ràng (Clarity): Nó buộc các nhà lãnh đạo và cá nhân phải suy nghĩ thấu đáo về điều họ thực sự muốn. Tiêu chí “Specific” loại bỏ hoàn toàn sự mơ hồ.
• Tính trách nhiệm (Accountability): Khi một mục tiêu là “Measurable” và “Time-bound”, không có chỗ cho sự trốn tránh. Mọi người đều biết chính xác những gì cần phải đạt được và khi nào.
• Tính tập trung (Focus): Tiêu chí “Realistic” đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng về một chiến lược tổng thể. Trong bối cảnh B2B, điều này ngăn các phòng ban (ví dụ: Marketing và Sales) theo đuổi các mục tiêu riêng lẻ, xung đột lẫn nhau.
• Tạo động lực (Motivation): Một mục tiêu “Achievable” (Khả thi) tạo ra động lực. Nếu mục tiêu quá xa vời, nhân viên sẽ sớm nản lòng. Mục tiêu SMART thiết lập một thách thức vừa đủ để thúc đẩy sự nỗ lực.
• Quản lý tiến độ (Progress Management): Bộ khung này cho phép theo dõi tiến độ một cách liên tục, giúp các nhà quản lý sớm phát hiện các điểm nghẽn và thực hiện điều chỉnh kịp thời, thay vì chờ đến cuối kỳ mới nhận ra thất bại.

Chính vì những lý do này, mục tiêu SMART trở thành ngôn ngữ chung trong quản trị hiệu suất, từ các buổi đánh giá nhân viên (performance review) đến các cuộc họp chiến lược cấp cao.

Vì sao mục tiêu SMART trở thành chuẩn mực đặt mục tiêu hiện đại? (Nguồn: Internet)

Lợi ích khi áp dụng mục tiêu SMART trong doanh nghiệp và cá nhân

Việc áp dụng nhất quán nguyên tắc mục tiêu SMART mang lại những lợi ích vô giá, giúp chuyển hóa văn hóa doanh nghiệp từ bị động sang chủ động.

Giúp định hướng và tối ưu nguồn lực trong doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp B2B, nguồn lực (tiền bạc, nhân sự, thời gian) luôn có hạn. Kẻ thù lớn nhất chính là sự lãng phí vào các hoạt động “nice-to-have” (có thì tốt) thay vì “must-have” (phải có).

Mục tiêu SMART (đặc biệt là tiêu chí “Realistic” và “Specific”) hoạt động như một bộ lọc. Khi một ý tưởng/dự án mới được đề xuất, nhà quản lý có thể ngay lập tức đối chiếu: “Việc này có phục vụ trực tiếp cho mục tiêu SMART Quý này của chúng ta không?” Nếu không, nó sẽ bị xếp ưu tiên thấp hoặc loại bỏ. Điều này giúp toàn bộ tổ chức tập trung vào những gì thực sự tạo ra giá trị, tối ưu hóa ROI trên từng đồng ngân sách marketing hay từng giờ làm việc của nhân viên sales.

Tăng khả năng đo lường hiệu quả và đánh giá thành tích

Mục tiêu SMART loại bỏ sự cảm tính ra khỏi quy trình đánh giá hiệu suất (performance review). Thay vì những đánh giá mơ hồ như “A làm việc chăm chỉ” hay “B cần nỗ lực hơn”, các nhà quản lý có một cơ sở dữ liệu rõ ràng.

Tiêu chí “Measurable” cung cấp các KPI (Key Performance Indicators) cụ thể. Việc đánh giá trở nên đơn giản: “Mục tiêu SMART của bạn là đạt 150 SQLs trong Q3. Dữ liệu CRM cho thấy bạn đạt 160 SQLs. Bạn đã vượt mục tiêu.” Điều này tạo ra sự minh bạch, công bằng và thúc đẩy một văn hóa dựa trên kết quả (result-oriented culture), nơi thành tích được ghi nhận rõ ràng.

Tạo động lực và gắn kết đội nhóm hướng tới mục tiêu chung

Con người có xu hướng làm việc tốt hơn khi họ biết rõ mục tiêu và thấy được ý nghĩa trong công việc của mình. Một mục tiêu SMART rõ ràng (Specific, Measurable, Time-bound) cung cấp một “vạch đích” hữu hình. Đội nhóm biết chính xác họ đang chạy đua vì điều gì.

Khi các mục tiêu này “Achievable” (Khả thi) và “Realistic” (Thực tế), chúng tạo ra một niềm tin rằng mục tiêu nằm trong tầm tay. Điều này giúp tạo ra các “chiến thắng nhỏ” (small wins) liên tục, giải phóng dopamine và duy trì động lực cho đội ngũ.

Hơn nữa, khi các mục tiêu này liên quan đến mục tiêu của nhóm và mục tiêu của công ty, nó mới tạo ra sự gắn kết. Mọi người cảm thấy họ là một phần của một cỗ máy lớn hơn, rằng công việc của họ có tác động trực tiếp đến thành công chung của tổ chức.

5 tiêu chí cấu thành mục tiêu SMART

Specific (Cụ thể) – Mục tiêu SMART có nội dung rõ ràng

Một mục tiêu cụ thể trả lời các câu hỏi 5W:

• Who? (Ai?) Ai chịu trách nhiệm thực hiện? (Ví dụ: Phòng Marketing B2B, đội Sales khu vực phía Nam).
• What? (Cái gì?) Tôi/chúng ta muốn đạt được điều gì? (Ví dụ: Thu thập 300 MQLs, ký 15 hợp đồng mới).
• Where? (Ở đâu?) Mục tiêu này diễn ra ở đâu? (Ví dụ: Tại thị trường Việt Nam, trên nền tảng LinkedIn).
• When? (Khi nào?) Điều này sẽ được đề cập ở phần “Time-bound”, nhưng nó cũng giúp làm rõ tính cụ thể.
• Why? (Tại sao?) Lý do, mục đích của mục tiêu này là gì? (Ví dụ: Để hỗ trợ mục tiêu doanh thu 20 tỷ của công ty, để thâm nhập phân khúc khách hàng mới).

Ví dụ trong B2B:

• Mơ hồ: “Cải thiện nội dung marketing B2B.”
• Specific (Cụ thể): “Phòng Content Marketing (Who) cần sản xuất 12 bài viết blog chuyên sâu (What) về giải pháp Bitrix24 cho ngành sản xuất (Why), nhắm đến các cấp quản lý nhà máy (Who-target), và xuất bản 3 bài/tuần trên website công ty (Where) để thu hút 1,000 lượt truy cập organic mỗi tháng.”

Specific (Cụ thể) – Mục tiêu SMART có nội dung rõ ràng (Nguồn: Internet)

Measurable (Đo lường được) – Đặt chỉ số và thước đo hiệu quả

Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể quản lý nó. Tiêu chí “Measurable” gắn các con số cụ thể vào mục tiêu của bạn. Điều này rất quan trọng để theo dõi tiến độ và xác định khi nào bạn đã hoàn thành mục tiêu.

Các chỉ số đo lường (metrics) phải rõ ràng. Trong B2B, các chỉ số này thường là:

• Số lượng MQLs (Marketing Qualified Leads).
• Số lượng SQLs (Sales Qualified Leads).
• Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate) từ MQL sang SQL.
• Giá trị hợp đồng trung bình (Average Contract Value – ACV).
• Thời gian chu kỳ bán hàng (Sales Cycle Length).
• Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost – CAC).

Ví dụ trong B2B:

• Không đo lường được: “Tổ chức webinar thành công.”
• Measurable (Đo lường được): “Tổ chức 1 webinar chuyên đề về ‘Chuyển đổi số B2B’ (What), thu hút ít nhất 500 người đăng ký (Metric 1), đạt 40% tỷ lệ tham dự (Metric 2), và tạo ra 50 SQLs (Metric 3) từ những người tham dự.”

Measurable (Đo lường được) – Đặt chỉ số và thước đo hiệu quả (Nguồn: Internet)

Achievable (Khả thi) – Mục tiêu thực tế với nguồn lực hiện có

Mục tiêu cần phải mang tính thách thức để thúc đẩy, nhưng cũng phải khả thi. Nếu đặt mục tiêu quá cao (ví dụ: “Tăng 1000% doanh số trong 1 tháng” khi bạn không có sản phẩm mới hay chiến dịch đặc biệt), đội ngũ sẽ nhanh chóng nản lòng và từ bỏ.

Để xác định tính “Achievable”, hãy tự hỏi:

• Chúng ta có đủ nguồn lực (ngân sách, nhân sự, công nghệ) để làm điều này không?
• Dựa trên dữ liệu lịch sử (historical data), mục tiêu này có thực tế không? (Ví dụ: Nếu Q1 bạn chỉ có 50 MQLs, đặt mục tiêu 1000 MQLs cho Q2 là không khả thi nếu không có thay đổi đột phá).
• Những rào cản bên ngoài (thị trường, đối thủ) nào có thể ảnh hưởng?

Ví dụ trong B2B:

• Không khả thi: “Đội ngũ sales 2 người phải chốt 100 hợp đồng Enterprise trong Q4.” (Chu kỳ bán hàng B2B Enterprise có thể kéo dài 6-12 tháng).
• Achievable (Khả thi): “Đội ngũ sales 2 người cần thực hiện 20 buổi demo sản phẩm (Product Demo) cho các khách hàng tiềm năng Enterprise trong Q4 (Metric 1) và chốt thành công 3 hợp đồng (Metric 2).”

Achievable (Khả thi) – Mục tiêu thực tế với nguồn lực hiện có (Nguồn: Internet)

Realistic (Tính thực tế) – Mục tiêu phải gắn liền với chiến lược tổng thể

Đây là tiêu chí chiến lược nhất. Một mục tiêu có thể là Cụ thể, Đo lường được, Khả thi và Có thời hạn, nhưng nếu nó không Liên quan đến mục tiêu chung của tổ chức, thì đó là một sự lãng phí nguồn lực.

Mục tiêu của phòng ban, của cá nhân phải là một mắt xích hỗ trợ cho mục tiêu cao hơn của công ty.

Ví dụ trong B2B:

• Chiến lược công ty: Trở thành nhà cung cấp giải pháp CRM số 1 cho phân khúc Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SMEs).
• Không liên quan: Phòng Marketing tổ chức một sự kiện xa hoa, tốn kém nhắm đến 100 tập đoàn hàng đầu VNR500. (Mặc dù sự kiện này có thể “SMAT”, nhưng nó không “R” – Realistic với chiến lược SMEs).
• Realistic (Tính thực tế): Phòng Marketing triển khai 3 chiến dịch digital marketing với ngân sách $10,000, tập trung vào các diễn đàn/nhóm của chủ doanh nghiệp SMEs (Where) để tạo ra 400 MQLs (What) phù hợp với chân dung khách hàng này.

Realistic (Tính thực tế) – Mục tiêu phải gắn liền với chiến lược tổng thể (Nguồn: Internet)

Time-bound (Có thời hạn) – Xác định mốc thời gian cụ thể cho mục tiêu SMART

Một mục tiêu mà không có thời hạn (deadline) thì chỉ là một ước mơ. Thời hạn tạo ra cảm giác cấp bách, giúp chống lại sự trì hoãn và cho phép mọi người phân bổ ưu tiên công việc.

Một mục tiêu SMART phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng. “Time-bound” cũng giúp chia nhỏ các mục tiêu lớn (ví dụ: mục tiêu năm) thành các cột mốc nhỏ hơn (mục tiêu quý, mục tiêu tháng).

Ví dụ trong B2B:

• Không có thời hạn: “Chúng ta cần cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng (customer retention).”
• Time-bound (Có thời hạn): “Phòng Chăm sóc khách hàng (CSM) phải triển khai hệ thống khảo sát CSAT hàng quý (What) và tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng B2B từ 80% lên 85% (Metric) tính đến hết ngày 31/12/2026 (Deadline).”

Time-bound (Có thời hạn) – Xác định mốc thời gian cụ thể cho mục tiêu SMART (Nguồn: Internet)

Các bước triển khai mục tiêu SMART hiệu quả

Biết về mục tiêu SMART là một chuyện, triển khai chúng một cách hệ thống trong toàn bộ tổ chức lại là một thách thức khác. Đây là quy trình 4 bước để áp dụng hiệu quả.

Xác định mục tiêu tổng quát và chuyển đổi thành “mục tiêu SMART”

Mọi thứ bắt đầu từ tầm nhìn và chiến lược cấp cao của công ty. Ví dụ, mục tiêu tổng quát của công ty là “Trở thành nhà phân phối hàng đầu về thiết bị mạng (Fortinet, Zyxel) tại thị trường phía Nam.”

Đây là một mục tiêu tuyệt vời nhưng chưa phải là mục tiêu SMART. Bước đầu tiên là phân rã nó:

• “Hàng đầu” nghĩa là gì? (Ví dụ: 30% thị phần).
• Để đạt 30% thị phần, chúng ta cần gì? (Ví dụ: Tăng 40% doanh số so với năm trước).
• Để tăng 40% doanh số, phòng Sales và Marketing cần làm gì?

Bây giờ, hãy chuyển đổi mục tiêu của phòng Sales thành mục tiêu SMART: “Phòng Sales B2B khu vực phía Nam (Who) cần ký 120 hợp đồng phân phối mới (What/Measure) cho sản phẩm Fortinet (What) với tổng giá trị 50 tỷ đồng (Measure), bằng cách tập trung vào các đại lý cấp 2 (Where/Who-target), trước ngày 30/11/2026 (Time-bound).”

Xác định mục tiêu tổng quát và chuyển đổi thành “mục tiêu SMART” (Nguồn: Internet)

Viết và kiểm tra lại 5 tiêu chí SMART

Đừng chỉ nghĩ về mục tiêu. Hãy viết nó ra. Hành động viết ra sẽ buộc bạn phải làm rõ các yếu tố. Sau khi viết, hãy sửg dụng 5 tiêu chí như một danh sách kiểm tra (checklist):

• S: Mục tiêu này đã đủ cụ thể chưa? Người đọc có hiểu nhầm ý của tôi không?
• M: Tôi sẽ đo lường nó bằng con số nào? Dữ liệu này lấy từ đâu (CRM, Kế toán)?
• A: Mục tiêu này có thực tế không? Hay tôi đang “mơ giữa ban ngày”? Chúng ta có đủ nguồn lực không?
• R: Mục tiêu này có giúp ích cho mục tiêu lớn hơn của công ty không? Hay nó chỉ là một việc riêng lẻ?
• T: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở đâu?

Hãy để người khác (quản lý, đồng nghiệp) đọc và phản biện mục tiêu SMART của bạn. Họ có thể phát hiện ra những điểm phi thực tế hoặc thiếu rõ ràng mà bạn bỏ qua.

Lập kế hoạch hành động và thiết lập chỉ số theo dõi

Một mục tiêu SMART không phải là kế hoạch hành động, nó là đích đến. Sau khi có đích đến, bạn cần vạch ra con đường đi.

Hãy chia nhỏ mục tiêu SMART thành các nhiệm vụ (tasks) và các cột mốc (milestones) cụ thể.

• Mục tiêu SMART: Đạt 400 MQLs từ webinar trước 15/12.
• Kế hoạch hành động (Tasks):
  • Tuần 1: Lên ý tưởng, chốt chủ đề và diễn giả. (Assign cho Content Manager)
  • Tuần 2: Thiết kế landing page, viết email mời. (Assign cho Designer, Content)
  • Tuần 3-4: Chạy quảng cáo LinkedIn, email marketing. (Assign cho Digital Team)
  • Tuần 5: Tổ chức webinar, thu thập data. (Assign cho Event Team)
  • …

Đây là lúc các công cụ như Bitrix24 trở nên vô giá, vì chúng cho phép bạn gán các nhiệm vụ này cho người cụ thể, đặt deadline cho từng task, và theo dõi tất cả trên một nền tảng duy nhất.

Lập kế hoạch hành động và thiết lập chỉ số theo dõi (Nguồn: Internet)

Đánh giá định kỳ, điều chỉnh và tối ưu mục tiêu SMART

Mục tiêu SMART không được khắc vào đá. Thị trường B2B luôn biến động: đối thủ ra mắt sản phẩm mới, kinh tế vĩ mô thay đổi, một kênh marketing đột nhiên mất hiệu quả.

Do đó, việc theo dõi và đánh giá phải diễn ra định kỳ (hàng tuần, hàng tháng), chứ không phải chờ đến hết quý.

• Đánh giá: Chúng ta đang đi đúng hướng không? (Vío dụ: Hết tháng 1, mục tiêu là 100 MQLs, nhưng chúng ta mới đạt 50 MQLs).
• Điều chỉnh: Nếu đang chậm tiến độ, tại sao? (Ngân sách quảng cáo thấp? Nội dung không hấp dẫn?). Chúng ta cần thay đổi kế hoạch hành động (ví dụ: tăng ngân sách, thay đổi thông điệp).
• Tối ưu: Đôi khi, chính mục tiêu SMART cần được điều chỉnh. Nếu một biến cố lớn (như đại dịch) xảy ra, việc giữ khư khư một mục tiêu “Achievable” (Khả thi) nay đã trở nên “Unachievable” (Không khả thi) là vô nghĩa. Hãy dũng cảm điều chỉnh mục tiêu (ví dụ: giảm từ 400 MQLs xuống 250 MQLs) để giữ tính thực tế và duy trì động lực cho đội nhóm.

Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 do Mstar Corp triển khai giúp xây dựng và quản lý mục tiêu SMART

Với hơn 17 năm kinh nghiệm và là Bitrix24 Gold Partner tại Việt Nam, Mstar Corp đã triển khai thành công Giải pháp chuyển đổi số trên nền tảng Bitrix24 cho nhiều doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực. Một trong những tính năng nổi bật của giải pháp là hỗ trợ xây dựng và quản lý mục tiêu SMART.

Thông qua nền tảng Bitrix24, các nhà quản lý có thể thiết lập mục tiêu chi tiết cho từng phòng ban và cá nhân, đồng thời liên kết trực tiếp với các dự án, nhiệm vụ và KPI liên quan. Hệ thống cung cấp bảng điều khiển trực quan giúp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả hoàn thành mục tiêu theo thời gian thực và dễ dàng điều chỉnh khi cần.

Theo dõi tiến độ mục tiêu SMART theo thời gian thực

Thay vì chờ báo cáo cuối tháng, Bitrix24 cung cấp các dashboard (bảng điều khiển) trực quan.

• Tiêu chí “Measurable” và “Time-bound” được thể hiện rõ ràng. Một Giám đốc Marketing có thể mở Bitrix24 và ngay lập tức thấy: “Mục tiêu MQLs Quý 4 là 400. Hiện tại đã đạt 210 (52.5%). Còn 30 ngày.”
• Sự minh bạch này cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven) theo thời gian thực, chứ không phải dựa trên “cảm giác”. Họ có thể phát hiện các điểm nghẽn ngay lập tức. Ví dụ, dashboard CRM cho thấy số lượng MQLs tăng nhưng tỷ lệ chuyển đổi sang SQLs giảm sút, nhà quản lý biết rằng cần phải làm việc ngay với đội Sales về chất lượng tư vấn.

Nguồn: Internet

Tính năng KPI, CRM và Task Management giúp đo lường kết quả rõ ràng

Mstar Corp triển khai 3 trụ cột chính để quản lý doanh nghiệp quản lý mục tiêu SMART theo thời gian thực:

• Task & Project (Quản lý tác vụ và dự án): Đây là nơi bạn triển khai “kế hoạch hành động” (đã nói ở trên). Bạn tạo ra một “Project” cho mục tiêu SMART (ví dụ: Project “Chiến dịch MQLs Q4”). Sau đó, bạn tạo các “Tasks” (nhiệm vụ) con, gán cho nhân viên, đặt deadline. Tính năng biểu đồ Gantt trong Bitrix24 giúp bạn thấy rõ sự phụ thuộc giữa các task, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng “Time-bound”.
• CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Đây là trái tim của việc đo lường mục tiêu SMART trong B2B. Mọi MQL, SQL, mọi giao dịch, mọi giá trị hợp đồng (ACV) đều được ghi nhận trong CRM. Khi bạn đặt mục tiêu “Đạt 400 MQLs”, Bitrix24 CRM sẽ tự động đếm khi có lead mới về từ website, webinar.
• KPI (Key Performance Indicators): Bitrix24 cho phép bạn thiết lập KPI trực tiếp cho nhân viên hoặc phòng ban. Bạn có thể đặt KPI cho một nhân viên sales: “Số lượng cuộc gọi: 100/tháng”, “Số lượng deal chốt: 5/tháng”, “Doanh thu: 1 tỷ/tháng”. Hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ CRM và Task để tính toán % hoàn thành KPI, gắn trực tiếp mục tiêu SMART với hiệu suất cá nhân.

Nguồn: Internet

Cách dùng nền tảng Bitrix24 để đặt, phân bổ và đánh giá mục tiêu SMART cho đội nhóm

Hãy tưởng tượng một quy trình khép kín trên Bitrix24:

• Đặt (Set): Nhà quản lý sử dụng module “Tasks” để tạo một Task/Project cấp cao. Tiêu đề của task chính là mục tiêu SMART . Trong phần mô tả, 5 tiêu chí S-M-A-R-T được viết rõ.
• Phân bổ (Assign): Nhà quản lý tạo các “Sub-tasks” (nhiệm vụ con) như “Thiết kế landing page”, “Soạn 3 email”, “Setup quảng cáo” và gán (assign) các sub-task này cho từng nhân viên cụ thể (Designer, Content, Digital) với deadline rõ ràng.
• Theo dõi (Track): Nhân viên cập nhật tiến độ công việc trong task của họ. Dữ liệu lead chảy về CRM. Mọi thứ được tập trung một nơi.
• Đánh giá (Evaluate): Cuối kỳ, nhà quản lý mở task chính, xem tất cả sub-task đã hoàn thành. Họ mở “CRM Analytics” để xem báo cáo: “Chúng ta đã đạt 415 MQLs”. Mục tiêu đã hoàn thành. Toàn bộ lịch sử công việc, thảo luận, file đính kèm đều được lưu lại, phục vụ cho việc đánh giá và rút kinh nghiệm.

Những sai lầm thường gặp khi đặt mục tiêu SMART

Mặc dù là một công cụ mạnh mẽ, việc áp dụng mục tiêu SMART vẫn có thể thất bại nếu người dùng mắc phải những sai lầm kinh điển sau:

Thiếu cụ thể hoặc không đo lường được

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Các mục tiêu vẫn còn chung chung như “Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng” hay “Tối ưu hóa website”.

• Tại sao sai? “Nâng cao” nghĩa là gì? “Tối ưu” nghĩa là gì? Không ai biết khi nào thì hoàn thành.
• Cách sửa: Gắn chỉ số vào.
  • “Nâng cao dịch vụ” -> “Giảm 30% số lượng ticket phàn nàn của khách hàng B2B (Measure) trong Q4 (Time-bound).”
  • “Tối ưu website” -> “Tăng tốc độ tải trang (PageSpeed Insights) từ 50 lên 80 điểm (Measure) và tăng tỷ lệ chuyển đổi form liên hệ từ 2% lên 3% (Measure) trước 30/11 (Time-bound).”

Đặt mục tiêu quá cao, thiếu khả thi

Sự tham vọng là tốt, nhưng sự phi thực tế (Unachievable) sẽ giết chết động lực. Khi một nhân viên nhìn vào một mục tiêu mà họ biết chắc là không thể đạt được, họ sẽ không cố gắng.

• Tại sao sai? Đặt mục tiêu “Tăng 500% MQLs trong 1 tháng” khi ngân sách marketing không đổi và đội ngũ content chỉ có 2 người là phi thực tế.
• Cách sửa: Luôn đặt mục tiêu dựa trên dữ liệu lịch sử và nguồn lực hiện có. Một mục tiêu SMART tốt nên mang tính “duỗi” (stretch goal) – tức là hơi vượt quá khả năng hiện tại một chút để thúc đẩy sự sáng tạo – nhưng không phải là “ảo tưởng”.

Mục tiêu không liên kết với định hướng chiến lược

Sai lầm này (lỗi ở tiêu chí “Realistic”) rất nguy hiểm. Các phòng ban có thể rất bận rộn và hoàn thành mục tiêu SMART của họ, nhưng công ty vẫn thất bại.

• Tại sao sai? Chiến lược công ty là “Tập trung vào khách hàng Enterprise”. Nhưng phòng Marketing lại đặt mục tiêu SMART là “Đạt 10,000 lượt tải Ebook cho sinh viên và doanh nghiệp nhỏ” (vì dễ đạt). Phòng Marketing thành công, nhưng công ty không có lead Enterprise nào.
• Cách sửa: Luôn bắt đầu từ mục tiêu cấp công ty (Company OKRs/Goals) rồi mới phân rã (cascade) xuống mục tiêu phòng ban, mục tiêu cá nhân. Đảm bảo mọi mục tiêu SMART ở cấp thấp đều trả lời được câu hỏi: “Việc này giúp gì cho mục tiêu chung?”

Không gắn mốc thời gian rõ ràng dẫn đến trì hoãn

Theo Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để lấp đầy thời gian được ấn định cho nó.” Nếu bạn không đặt deadline (Time-bound), công việc đó sẽ kéo dài vô tận.

• Tại sao sai? Mục tiêu “Viết 10 case study khách hàng B2B” là tốt, nhưng nếu không có deadline, nó sẽ luôn bị xếp sau các công việc “khẩn cấp” hàng ngày.
• Cách sửa: Mọi mục tiêu SMART phải có ngày kết thúc. Thậm chí, nên có các cột mốc thời gian nhỏ hơn (ví dụ: “Hoàn thành 3 case study trước cuối tháng 10”).

Kết luận

Việc hiểu mục tiêu SMART là bước đầu tiên. Việc triển khai một công cụ như Bitrix24 để quản lý chúng là bước thứ hai. Nhưng bước quan trọng nhất là có một đối tác đồng hành am hiểu cả về quản trị lẫn công nghệ.

Mstar Corp – với tư cách là đối tác Vàng của Bitrix24 tại Việt Nam – vừa cung cấp cho bạn phần mềm, vừa cung cấp giải pháp. đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ làm việc cùng doanh nghiệp của bạn để:

• Tư vấn cách xây dựng và chuẩn hóa quy trình đặt mục tiêu SMART B2B.
• Thiết lập (setup) và tùy chỉnh nền tảng Bitrix24 để “số hóa” các mục tiêu đó.
• Đào tạo (training) cho đội ngũ của bạn cách sử dụng CRM, Task Management và KPI để quản lý hiệu suất hàng ngày.

Đừng để các mục tiêu chiến lược của bạn chỉ nằm trên giấy. Hãy biến chúng thành kết quả thực tế. Liên hệ Mstar Corp ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí về giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 và bắt đầu hành trình số hóa mục tiêu SMART của doanh nghiệp bạn!