Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách tăng hiệu quả làm việc nhóm

Làm việc nhóm (teamwork) là năng lực cốt lõi quyết định thành công của mọi tổ chức. Theo Staffbase & USC Annenberg (2024), 61% nhân viên cân nhắc nghỉ việc do giao tiếp nội bộ kém. Điều này cho thấy làm việc nhóm hiệu quả không chỉ tăng năng suất, mà còn là yếu tố then chốt giúp nhân viên gắn kết và giải quyết các nhiệm vụ phức tạp. Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu những nguyên tắc tăng hiệu suất làm việc nhóm.

Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm (tiếng Anh: teamwork) là sự nỗ lực hợp tác của một nhóm nhằm đạt được một mục tiêu chung hoặc hoàn thành một nhiệm vụ một cách hiệu quả và tối ưu. Nói cách khác, làm việc nhóm là quá trình nhiều cá nhân chia sẻ kiến thức, kỹ năng và nguồn lực để cùng hoàn thành công việc chung. Đặc điểm quan trọng của làm việc nhóm là các thành viên tương tác chặt chẽ, lắng nghe và hỗ trợ lẫn nhau.

Theo Asana, làm việc nhóm hiệu quả phụ thuộc vào giao tiếp cởi mở và lắng nghe tích cực, khi mỗi thành viên đều đóng góp ý kiến của mình để giúp nhóm đạt được mục tiêu chung.

Làm việc nhóm là gì? (Nguồn: Internet)

Vì sao kỹ năng làm việc nhóm lại quan trọng trong môi trường làm việc hiện nay?

Trong môi trường kinh doanh và học tập hiện đại, tốc độ thay đổi nhanh chóng và độ phức tạp của các dự án đòi hỏi sự hợp lực của nhiều chuyên môn khác nhau. Vì lẽ đó, kỹ năng làm việc nhóm không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của một tổ chức.

Làm việc nhóm hiệu quả mang lại những giá trị vượt trội, được thể hiện qua hai khía cạnh chính:

Đối với tổ chức và hiệu suất hoạt động

Khi đội ngũ vận hành ăn ý, tổ chức sẽ đạt được những lợi ích chiến lược sau:

• Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất: Các công việc phức tạp được phân chia hợp lý theo khả năng của từng cá nhân. Điều này cho phép nhóm xử lý đa nhiệm, giảm tải áp lực cho một người và tăng năng suất tổng thể của công ty.
• Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới: Môi trường làm việc nhóm lành mạnh khuyến khích các thành viên thoải mái trao đổi tư duy phản biện và ý tưởng mới. Sự đa dạng trong góc nhìn sẽ dẫn đến các giải pháp độc đáo, tạo ra những đột phá trong sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Khi gặp khó khăn, một nhóm có khả năng cộng tác tốt có thể tận dụng kiến thức và kinh nghiệm đa dạng để tìm ra giải pháp tối ưu trong thời gian ngắn nhất, giảm thiểu rủi ro và sự chậm trễ của dự án.
• Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Nhóm làm việc tốt tạo ra một mạng lưới hỗ trợ nội bộ mạnh mẽ, nâng cao tinh thần đồng đội và sự hài lòng. Một tổ chức có văn hóa teamwork mạnh mẽ thường duy trì được sự linh hoạt và khả năng thích ứng cao.

Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đối với tổ chức và hiệu suất hoạt động (Nguồn: Internet)

Đối với sự phát triển cá nhân và kỹ năng mềm

Tham gia vào quá trình làm việc nhóm cũng là cơ hội vàng để mỗi thành viên nâng cao giá trị bản thân:

• Mở rộng kiến thức và kỹ năng: Mỗi thành viên đều có thể học hỏi các kỹ năng chuyên môn mới từ đồng nghiệp và tiếp thu những phương pháp tiếp cận khác nhau.
• Rèn luyện kỹ năng mềm thiết yếu: Đây là môi trường lý tưởng để luyện tập kỹ năng giao tiếp, lắng nghe chủ động, và đặc biệt là khả năng giải quyết mâu thuẫn một cách thông minh, những yếu tố vô cùng quan trọng trong sự nghiệp.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Quá trình hợp tác đòi hỏi mỗi cá nhân phải giữ cam kết, làm việc kỷ luật, từ đó nâng cao tư duy phản biện và tính chuyên nghiệp cá nhân.
• Tăng cường động lực và sự gắn kết: Cảm giác là một phần của thành công chung mang lại sự gắn kết và ý nghĩa, giúp nâng cao động lực và tinh thần làm việc, giảm thiểu cảm giác cô lập.

Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm đối với sự phát triển cá nhân và kỹ năng mềm (Nguồn: Internet)

Những thách thức khi làm việc nhóm

Tuy nhiên, con đường đạt đến làm việc nhóm hiệu quả không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Để thành công, mọi đội nhóm cần nhận diện và vượt qua các rào cản phổ biến sau:

• Thiếu niềm tin và giao tiếp kém minh bạch: Đây là gốc rễ của mọi vấn đề. Khi thiếu tin tưởng, các thành viên sẽ ngại chia sẻ ý kiến, che giấu sai lầm hoặc e dè trong việc phản hồi thẳng thắn, làm suy yếu sự cộng tác.
• Trách nhiệm vai trò mập mờ: Nếu vai trò (role) và phạm vi trách nhiệm (accountability) không được phân định rõ ràng, các thành viên dễ có xu hướng đùn đẩy công việc hoặc dẫn đến tình trạng chồng chéo, gây tốn kém thời gian và nguồn lực.
• Hiện tượng ỷ lại cá nhân (social loafing/free riding): Đây là thách thức nghiêm trọng khi một vài thành viên giảm nỗ lực và để người khác làm hết phần việc của mình. Hiện tượng này không chỉ làm giảm năng suất tổng thể mà còn gây ra sự bất mãn và làm giảm tinh thần đồng đội của cả nhóm.
• Xung đột cá nhân (personal conflict): Mâu thuẫn có thể nảy sinh từ sự khác biệt về tính cách, phong cách làm việc hoặc quan điểm. Nếu không được giải quyết thông minh và kịp thời, xung đột cá nhân sẽ làm phân tán sự tập trung khỏi mục tiêu chung.

5 giai đoạn hình thành nhóm và phát triển làm việc nhóm hiểu quả

Mô hình phát triển nhóm nổi tiếng của Bruce Tuckman bao gồm 5 giai đoạn: Forming, Storming, Norming, Performing và Adjourning.

Các giai đoạn hình thành nhóm và phát triển làm việc nhóm hiểu quả (Nguồn: Internet)

Giai đoạn 1 – Hình thành nhóm (Forming)

Giai đoạn bắt đầu khi nhóm mới được thành lập. Lúc này, các thành viên còn cảm thấy lạ lẫm, bỡ ngỡ, và thường tránh xung đột để được chấp nhận trong nhóm. Mọi người tìm hiểu nhau, xác định vai trò và mong muốn ổn định. Thông thường thành viên sẽ hướng về người lãnh đạo để xin chỉ dẫn về mục tiêu và phương pháp làm việc. Có thể nhìn nhận đây là giai đoạn đặt nền móng: nếu hướng dẫn tốt, nhóm có thể nhanh chóng xây dựng được tinh thần hợp tác và định hình mục tiêu chung.

Giai đoạn 2 – Xung đột và điều chỉnh (Storming)

Sau khi định hình cơ cấu ban đầu, nhóm bước vào giai đoạn Xung đột (Storming). Đây là lúc các mâu thuẫn về ý kiến, quyền lực, phong cách làm việc và sự phân công chưa rõ ràng bộc lộ. Vai trò của người lãnh đạo lúc này cực kỳ quan trọng: họ cần giải quyết tranh luận, thiết lập quy tắc chung, và điều chỉnh vai trò cho phù hợp. Quản lý kém sẽ dẫn đến bất đồng và trì trệ, nhưng nếu vượt qua được giai đoạn này một cách xây dựng, nhóm sẽ trở nên gắn kết hơn.

Giai đoạn 3 – Ổn định quy tắc (Norming)

Khi mâu thuẫn đã được xử lý, nhóm chuyển sang giai đoạn ổn định. Lúc này, các thành viên đã tìm ra cách làm việc chung và dần tin tưởng lẫn nhau. Theo Treadwell & Leach, ở giai đoạn này, nhóm xây dựng nguyên tắc và cách thức làm việc chung, đồng thời vai trò lãnh đạo được chia sẻ giữa các thành viên. Tinh thần trách nhiệm tập thể tăng cao, mọi người chủ động hỗ trợ và duy trì sự gắn kết. Đây là thời điểm nhóm thiết lập quy trình, công cụ giao tiếp và văn hóa làm việc.

Giai đoạn 4 – Hoạt động hiệu quả (Performing)

Khi đã đạt đến giai đoạn này, nhóm hoạt động như một khối thống nhất với hiệu suất cao. Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của nhau, phối hợp linh hoạt và hoàn thành nhiệm vụ độc lập hoặc theo nhóm nhỏ.

Theo tài liệu của WCU, đây là giai đoạn linh hoạt và hiệu quả nhất, khi mọi người chủ động phối hợp và sáng tạo mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào lãnh đạo. Nhà lãnh đạo lúc này chỉ cần duy trì nhịp làm việc và môi trường ổn định.

Giai đoạn 5 – Kết thúc và chuyển giao (Adjourning)

Khi dự án hoàn thành, nhóm bước vào giai đoạn kết thúc và chuyển giao kết quả. Theo Treadwell và cộng sự, đây là lúc các hoạt động chung chấm dứt và thành viên rút khỏi mối quan hệ công việc.

Một kết thúc tốt đẹp bao gồm việc ghi nhận thành tích, chia sẻ cảm xúc và tổng kết bài học. Giai đoạn này giúp mỗi thành viên được công nhận và sẵn sàng cho dự án mới, khép lại quá trình teamwork một cách tích cực.

Các kỹ năng quan trọng giúp làm việc nhóm hiệu quả

Ở mỗi vị trí – cả người lãnh đạo nhóm lẫn thành viên – đều cần rèn luyện những kỹ năng then chốt để làm việc nhóm thành công.

Dành cho người dẫn dắt nhóm (Team Leader)

Kỹ năng mà Team Leader cần có để dẫn dắt nhóm

Một team leader giỏi không chỉ quản lý công việc mà còn truyền cảm hứng, định hướng và gắn kết các thành viên để đạt được mục tiêu chung.

• Kỹ năng định hướng và phát triển đội ngũ: Người lãnh đạo cần cung cấp tầm nhìn rõ ràng và hướng dẫn cụ thể cho nhóm. Theo Asana, một team leader không chỉ tổ chức công việc mà còn phân công, theo dõi tiến độ và hỗ trợ đào tạo khi cần thiết trong lúc thành lập và cả trong khi làm việc nhóm. Việc đặt câu hỏi “mục tiêu công việc này quan trọng vì sao” và liên kết mục tiêu cá nhân với tầm nhìn tổ chức giúp kích thích động lực của cả nhóm, giúp mọi người hiểu rõ ý nghĩa và ưu tiên đúng nhiệm vụ.
• Kỹ năng quản lý mối quan hệ giữa các thành viên: Lãnh đạo nhóm cần giao tiếp cởi mở và tạo môi trường tin cậy. Họ nên khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến, cảm xúc và lắng nghe tích cực. Asana nhấn mạnh rằng phản hồi mang tính xây dựng và hóa giải xung đột sớm sẽ giúp tăng niềm tin và duy trì không khí hợp tác. Kỹ năng giao tiếp 1:1 cũng giúp ngăn ngừa hiểu lầm, đảm bảo hiệu quả làm việc nhóm.
• Kỹ năng ra quyết định và xử lý vấn đề nhanh chóng: Khi phát sinh khó khăn hoặc thay đổi, leader cần phân tích tình huống, xác định ưu tiên và đưa ra quyết định kịp thời. Asana khuyến nghị sử dụng các công cụ như ma trận Eisenhower hoặc OKR để đánh giá mức độ quan trọng – khẩn cấp, giúp nhóm đi đúng hướng và phản ứng linh hoạt.
• Kỹ năng phân công và giám sát tiến độ công việc: Một leader hiệu quả cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của từng thành viên để giao việc phù hợp. Điều này giúp tận dụng tối đa năng lực cá nhân và tạo cơ hội phát triển cho từng người. Bên cạnh đó, lãnh đạo nên theo dõi tiến độ bằng Gantt chart, Kanban và cập nhật thường xuyên để nhóm nhận ra sớm những chệch hướng, kịp thời điều chỉnh.
• Kỹ năng truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhóm: Người lãnh đạo giỏi biết khen thưởng, ghi nhận đóng góp và xây dựng văn hóa khích lệ để tăng tinh thần cống hiến. Nghiên cứu cho thấy, môi trường làm việc tôn trọng và tích cực giúp nhân viên gắn bó và nỗ lực hơn. Ngoài ra, leader cần không ngừng học hỏi và làm gương, giúp nhóm phát triển bền vững.

Dành cho thành viên trong nhóm (Team Member)

Một tập thể mạnh không chỉ nhờ vào người lãnh đạo giỏi, mà còn bởi những thành viên tận tâm, biết lắng nghe và phối hợp ăn ý. Mỗi cá nhân trong nhóm đều là một phần không thể thiếu để tạo nên thành công chung.

Kỹ năng cần thiết thành viên trong nhóm

• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe chủ động: Thành viên nhóm cần giao tiếp rõ ràng, chia sẻ thông tin kịp thời và lắng nghe tích cực. Việc diễn đạt mạch lạc, đặt câu hỏi khi chưa rõ nhiệm vụ và tôn trọng người khác giúp tránh hiểu lầm, tăng hiệu quả làm việc và xây dựng sự thấu hiểu chung.
• Kỹ năng tư duy phản biện và đóng góp ý kiến xây dựng: Mỗi thành viên nên tư duy phân tích, đặt câu hỏi đúng trọng tâm và đề xuất giải pháp khả thi. Kỹ năng phản biện mang tính xây dựng giúp nhóm phát hiện hạn chế và cải thiện kế hoạch. Ví dụ, đặt câu hỏi như “Điều này có phù hợp với mục tiêu không?” giúp nhóm nhìn nhận đa chiều hơn.
• Kỹ năng động não sáng tạo (Brainstorming): Để nhóm luôn đổi mới, thành viên cần chủ động tham gia thảo luận ý tưởng. Theo Asana, brainstorming chỉ hiệu quả khi mọi người cảm thấy an toàn để chia sẻ ý kiến. Việc rèn luyện tư duy mở và đề xuất ý tưởng đa dạng giúp nhóm thoát khỏi lối mòn và đạt kết quả vượt trội.
• Kỹ năng hợp tác và phối hợp linh hoạt: Trong môi trường thay đổi nhanh, các thành viên phải hỗ trợ và linh hoạt thay đổi vai trò khi cần. Ví dụ, khi một người bận việc, người khác có thể chia sẻ khối lượng công việc để đảm bảo tiến độ. Tinh thần hỗ trợ và chia sẻ trách nhiệm giúp đội ngũ duy trì đà phát triển và hoàn thành mục tiêu chung.

Nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp

Xác định mục tiêu chung rõ ràng và khả thi

Mục tiêu rõ ràng (theo mô hình SMART) giúp mọi thành viên hiểu vì sao công việc của mình quan trọng và định hướng ưu tiên đúng mức. Khi nhóm biết mục tiêu chung cuối cùng, họ sẽ có động lực và kế hoạch đồng bộ để hướng tới. Mục tiêu phải được minh bạch hóa và phổ biến đến mọi cá nhân, đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh lớn.

Phân công nhiệm vụ theo năng lực từng người

Hiểu điểm mạnh và yếu của thành viên để giao công việc phù hợp là chìa khóa giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm. Lãnh đạo nên áp dụng nguyên tắc “giao đúng người, phát huy đúng việc”. Việc phân công nhiệm vụ dựa trên sở thích, kinh nghiệm và kỹ năng hiện có giúp công việc được hoàn thành tốt hơn, đồng thời tạo cơ hội để mỗi người phát triển kỹ năng mới trong lĩnh vực mà họ có hứng thú.

Duy trì giao tiếp cởi mở, minh bạch và thường xuyên

Một nhóm thành công là nhóm giao tiếp hiệu quả. Giao tiếp cởi mở, minh bạch là khởi điểm thiết yếu để xây dựng đội ngũ mạnh. Các cuộc họp định kỳ (họp ngắn Stand-up hằng ngày, hằng tuần), báo cáo tiến độ và trao đổi thông tin nội bộ liên tục sẽ giúp mọi thành viên luôn đồng bộ và hiểu rõ vai trò của mình. Điều này đặc biệt quan trọng để phòng tránh trách nhiệm vai trò mập mờ.

Luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến của các thành viên

Mỗi thành viên mang đến kinh nghiệm, và góc nhìn riêng, và điều này cần được trân trọng. Lắng nghe tích cực giúp nảy sinh ý tưởng đa dạng và tránh tình trạng quyết định một chiều. Tôn trọng các ý kiến – dù khác biệt – là cơ sở xây dựng niềm tin và khuyến khích mọi người đóng góp nhiệt tình vào việc tìm kiếm giải pháp chung, qua đó giải quyết được xung đột cá nhân ngay từ giai đoạn trứng nước.

Ghi nhận và khen thưởng kịp thời đóng góp của từng cá nhân

Động viên tích cực khi thành viên hoàn thành tốt công việc hay có sáng kiến sáng tạo sẽ thúc đẩy họ tiếp tục nỗ lực. Sự trân trọng và ghi nhận thành quả là chất xúc tác quan trọng trong việc gắn kết nhân viên và cải thiện hiệu suất nhóm. Doanh nghiệp có thể tổ chức vinh danh, trao thưởng hoặc chỉ đơn giản là lời khen công khai để mỗi cá nhân cảm thấy giá trị của mình được công nhận, chống lại hiện tượng ỷ lại cá nhân.

Khuyến khích học hỏi và phát triển bản thân khi làm việc nhóm

Một nhóm mạnh khuyến khích văn hóa chia sẻ kiến thức và học hỏi lẫn nhau. Tổ chức các buổi huấn luyện nội bộ, chia sẻ kinh nghiệm hoặc khuyến khích thành viên tham gia khóa học sẽ giúp nâng cao kỹ năng chung của cả đội. Khi mỗi người không ngừng hoàn thiện bản thân, năng lực của cả nhóm cũng tăng theo, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ làm việc nhóm

Công cụ phù hợp giúp nhóm làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Ví dụ, Google Workspace (Drive, Docs, Meet) hay Notion, Asana giúp lưu trữ tài liệu tập trung, giao việc, theo dõi tiến độ và họp trực tuyến hiệu quả. Việc tận dụng công nghệ giúp giảm sai sót, tăng khả năng cộng tác xuyên suốt, đặc biệt trong nhóm làm việc từ xa hoặc đa địa điểm.

Giải pháp chuyển đổi số sử dụng Bitrix24 – Giải pháp tăng năng suất làm việc nhóm

Mstar Corp là Đối tác Vàng của Bitrix24 tại Việt Nam và là đơn vị tiên phong trong việc triển khai các giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc nhóm và nâng cao năng lực quản trị. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Mstar Corp không chỉ cung cấp nền tảng Bitrix24 phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp, mà còn hỗ trợ đào tạo, triển khai và tối ưu hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất.

Giao tiếp và tương tác (Communication Hub)

Giải pháp chuyển đổi số sử dụng Bitrix24 giúp giải quyết triệt để vấn đề giao tiếp kém minh bạch trong quá trình làm việc bằng cách cung cấp nhiều kênh tương tác trong một nơi duy nhất:

• Chat và Video Call: Không chỉ là giao tiếp tức thời, mà còn đảm bảo các cuộc thảo luận quan trọng được lưu lại trong bối cảnh công việc liên quan. Tính năng họp trực tuyến tích hợp giúp loại bỏ rào cản địa lý và tiết kiệm thời gian chuyển đổi ứng dụng, là nền tảng vững chắc cho kỹ năng giao tiếp.
• Social Intranet (Stream): Khác với email truyền thống, Stream tạo ra môi trường tương tác hai chiều, cho phép nhân viên “thích” hoặc bình luận trực tiếp vào thông báo, tạo cảm giác được lắng nghe và tăng cường niềm tin nội bộ. Đây là công cụ đắc lực để Leader truyền tải văn hóa doanh nghiệp tích cực và thông tin nhanh chóng.

Giao diện giao tiếp và tương tác trên Bitrix24 (Nguồn: Internet)

Quản lý nhiệm vụ và quản lý dự án chặt chẽ

• Giao việc và theo dõi: Ngoài việc giao việc, Bitrix24 còn cho phép đặt nhiệm vụ phụ, tạo danh sách kiểm tra (checklists) và thiết lập các bước phê duyệt tự động (workflow). Điều này giúp phân công nhiệm vụ theo năng lực, ngăn chặn hiện tượng ỷ lại cá nhân vì tiến độ và cam kết được theo dõi công khai.
• Kanban và Gantt Chart: Việc trực quan hóa tiến độ bằng Kanban (cho quy trình linh hoạt) và Gantt chart (cho kế hoạch dài hạn) giúp toàn bộ nhóm có cái nhìn tổng quan về mục tiêu chung và áp lực thời gian. Công cụ này là cơ chế phản hồi bằng hình ảnh, giúp nhóm tự điều chỉnh và duy trì sự kỷ luật trong công việc.
• Báo cáo hiệu suất: Hệ thống tự động đo lường hiệu suất dựa trên KPI (Key Performance Indicators) của nhiệm vụ. Điều này biến việc ghi nhận và khen thưởng thành một quy trình khách quan và minh bạch, củng cố sự công bằng và động lực cho nhân viên, từ đó chống lại mọi hình thức tiêu cực.

Quản lý nhiệm vụ và quản lý dự án chặt chẽ (Nguồn: Internet)

Kho lưu trữ tài liệu tập (Document Collaboration)

Để đảm bảo mọi người luôn có quyền truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất và cộng tác liền mạch:

• Lưu trữ đám mây (Cloud Storage): Bitrix24 mang đến kho lưu trữ bảo mật cao, hỗ trợ làm việc nhóm thông minh với tính năng quản lý phiên bản tài liệu. Mỗi thành viên đều truy cập được bản mới nhất, giúp dự án diễn ra mượt mà và minh bạch.
• Cộng tác trực tiếp: Khả năng chỉnh sửa các loại tài liệu phổ biến (Word, Excel, PPT) ngay trên nền tảng mà không cần tải xuống giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, thúc đẩy sự hợp tác và phối hợp linh hoạt giữa các thành viên, bất kể họ đang làm việc tại văn phòng hay từ xa.

Kho lưu trữ tài liệu tập (Document Collaboration) (Nguồn: Internet)

Điều gì tạo nên một nhóm làm việc “ăn ý”?

Nhóm làm việc “ăn ý” không phải là nhóm không bao giờ có mâu thuẫn, mà là nhóm biết cách biến xung đột thành nguồn năng lượng tích cực. Điều này được xây dựng dựa trên ba trụ cột chính:

• Xây dựng niềm tin vững chắc: Đây là yếu tố nền tản nên các thành viên phải tin tưởng vào năng lực chuyên môn của nhau (tin tưởng về khả năng hoàn thành công việc) và ý định tốt của nhau (tin rằng đồng đội làm vì lợi ích chung, không có động cơ cá nhân). Niềm tin này cho phép họ tập trung vào công việc thay vì lo lắng.
• Cam kết mục tiêu chung và trách nhiệm lẫn nhau: Sự ưu tiên hàng đầu luôn là mục tiêu chung của nhóm, vượt qua lợi ích cá nhân. Đồng thời, nhóm phải thiết lập một văn hóa trách nhiệm lẫn nhau, nơi mỗi người không chỉ chịu trách nhiệm cho phần việc của mình mà còn sẵn sàng hỗ trợ và nhắc nhở đồng đội khi cần thiết, chống lại hiện tượng ỷ lại cá nhân.
• Tôn trọng tính đa dạng và giao tiếp thẳng thắn: Nhóm biết cách tận dụng các kinh nghiệm, kỹ năng và góc nhìn khác nhau (đa dạng về chuyên môn, văn hóa) để tạo ra các giải pháp sáng tạo hơn. Điều này chỉ khả thi khi có một môi trường cho phép phản hồi liên tục (Feedback) được trao đổi thường xuyên, thẳng thắn nhưng mang tính xây dựng.

Những sai lầm phổ biến khiến nhóm làm việc nhóm thất bại: Bẫy vô hình của sự hợp tác

Trái ngược với các nhóm làm việc thành công, những đội nhóm thất bại thường rơi vào các “bẫy” quản lý cơ bản mà họ không nhận ra. Đây là những sai lầm phổ biến cần tránh trong quá trình làm việc nhóm:

• Thiếu lãnh đạo rõ ràng và cơ chế ra quyết định mập mờ: Khi làm việc nhóm mà không có người chịu trách nhiệm chính (Accountable) hoặc người định hướng (Leader), tập thể dễ rơi vào tình trạng vai trò chồng chéo, thiếu quyết đoán và dẫn đến sự trì trệ trong tiến độ.
• Đề cao sự đồng thuận giả tạo (Artificial Harmony): Trong môi trường làm việc nhóm, việc tránh xung đột để “giữ hòa khí” khiến mọi người chỉ đồng ý trên bề mặt. Khi ý kiến khác biệt không được lắng nghe, nhóm mất đi cơ hội sáng tạo và đổi mới.
• Không ghi nhận hoặc ghi nhận không công bằng: Bất kỳ nhóm làm việc nhóm nào cũng cần cơ chế công nhận minh bạch. Việc bỏ qua hoặc thiên vị trong ghi nhận thành tích sẽ khiến các thành viên mất động lực, tạo cảm giác bất công và làm suy yếu tinh thần hợp tác.
• Làm việc với dữ liệu lỗi thời: Khi làm việc nhóm mà mỗi người sử dụng thông tin hoặc file khác nhau (như email, Excel cũ), sự thiếu đồng bộ sẽ gây nhầm lẫn, sai sót và giảm hiệu quả dự án.

Tổng kết

Làm việc nhóm hiệu quả là tổng hòa của việc nắm vững các kỹ năng mềm thiết yếu (giao tiếp, giải quyết mâu thuẫn), tuân thủ các nguyên tắc vàng trong quản lý, và biết cách tận dụng các công cụ hỗ trợ như Bitrix24 để tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm.

Như vậy qua bài viết trên, Mstar Corp đã chia sẻ đến các bạn những nguyên tắc vàng giúp làm việc nhóm hiệu quả trong môi trường hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp gia tăng năng suất và hiệu quả làm việc nhóm, hãy liên hệ Mstar Corp để được tư vấn giải pháp phù hợp.