OneDrive for Business là một giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Giải pháp này cung cấp lưu trữ an toàn, chia sẻ tệp dễ dàng và tích hợp với hệ sinh thái Microsoft 365. Cho dù doanh nghiệp đang hướng đến việc nâng cao khả năng cộng tác, tối ưu hóa lưu trữ, hay hỗ trợ làm việc từ xa, OneDrive for Business mang lại một giải pháp toàn diện. Trong bài viết này, cùng Mstar Corp tìm hiểu OneDrive dịch vụ lưu trữ đám mây qua bài viết này.
>> Xem thêm:
- Hướng dẫn sử dụng OneDrive cho người mới từ A-Z
- Hướng dẫn 4 bước sử dụng Personal Vault của OneDrive
OneDrive for Business là gì?
OneDrive for Business là phiên bản cao cấp của dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive dành riêng cho doanh nghiệp. Khác với phiên bản OneDrive miễn phí dành cho người dùng cá nhân, OneDrive for Business cho phép doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ, và quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp hơn. Với OneDrive for Business, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên nền tảng đám mây mà không lo mất dữ liệu, nhờ các tiêu chuẩn bảo mật cao của Microsoft.
OneDrive for Business dành cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
Bản quyền OneDrive for Business là gì?
Tương tự như bản quyền Microsoft 365 Business, đơn vị tính là từng người dùng/nhân viên/per user. Để sử dụng cần phải trang bị cho mỗi nhân viên 1 license để truy cập vào dịch vụ. OneDrive for Business có 2 phiên bản edition Plan 1 và Plan 2. OneDrive for Business Plan 1 cũng được tích hợp với các gói Microsoft 365 Business và Plan 2 được tích hợp vào các gói Microsoft 365 Enterprise.
Các lợi ích chính của OneDrive for Business
OneDrive for Business là một giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ cho doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ dữ liệu. Dưới đây là các lợi ích chính mà dịch vụ lưu trữ này mang lại:
- Ứng dụng đa thiết bị: OneDrive for Business hỗ trợ đồng bộ hóa và truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động. Người dùng có thể tải xuống ứng dụng trên mọi thiết bị (Windows, macOS, iOS và Android) để truy cập tệp tin mọi lúc, mọi nơi.
- Giảm rủi ro mất tệp: Dịch vụ lưu trữ này hỗ trợ tính năng sao lưu và khôi phục dữ liệu, giúp giảm thiểu rủi ro mất tệp do sự cố. Các tệp tin bị xóa có thể dễ dàng được khôi phục lại từ thùng rác trong vòng 30 ngày, hoặc lâu hơn nếu doanh nghiệp thiết lập thời gian lưu giữ dài hơn. Ngoài ra, tính năng quản lý phiên bản cho phép người dùng khôi phục lại phiên bản cũ của tệp tin nếu xảy ra lỗi chỉnh sửa hoặc cần đối chiếu thông tin trước đó.
- Cộng tác dễ dàng và hiệu quả: Với OneDrive for Business, nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên cùng một tài liệu với nhiều người cùng lúc. Tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm thực hiện chỉnh sửa theo thời gian thực, đồng thời cung cấp khả năng theo dõi các thay đổi và xem lịch sử chỉnh sửa.
- Tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365: Dịch vụ lưu trữ này được tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365, bao gồm các ứng dụng như Teams, SharePoint, Word, Excel, và Outlook. Tính năng này giúp nhân viên dễ dàng lưu trữ và truy xuất tệp từ các công cụ làm việc hàng ngày, đồng thời hỗ trợ chia sẻ và truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu trong Microsoft 365.
- Quản lý quyền truy cập chi tiết: OneDrive for Business cho phép quản trị viên quản lý và kiểm soát quyền truy cập tệp tin một cách chi tiết. Tính năng này giúp doanh nghiệp hạn chế người truy cập vào các tài liệu quan trọng, thiết lập quyền hạn cho từng người dùng hoặc nhóm, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
OneDrive for Business đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích (Nguồn: Internet)
Sự khác biệt giữa OneDrive và OneDrive for Business
OneDrive và OneDrive for Business đều là các giải pháp lưu trữ đám mây của Microsoft, nhưng chúng phục vụ các đối tượng khác nhau và có tính năng khác biệt đáng kể. Dưới đây là một số điểm khác nhau giữa hai dịch vụ này:
Tệp được lưu trữ ở đâu?
OneDrive thông thường lưu trữ tệp của người dùng cá nhân trên máy chủ đám mây của Microsoft và người dùng có thể truy cập dữ liệu cá nhân bất kỳ lúc nào. Với OneDrive for Business, các tệp được lưu trữ trên nền tảng đám mây dành riêng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và bảo vệ thông tin.
Khả năng chia sẻ tệp
OneDrive cho phép người dùng chia sẻ tệp qua liên kết hoặc email nhưng tính năng này có giới hạn. Trong khi đó, OneDrive for Business cung cấp thêm các quyền chia sẻ chi tiết và quản lý quyền hạn, cho phép người dùng điều chỉnh quyền truy cập của người nhận một cách linh hoạt.
Khả năng cộng tác
OneDrive for Business được thiết kế để hỗ trợ cộng tác hiệu quả hơn. Nhân viên có thể làm việc trên cùng một tệp cùng lúc, đồng bộ hóa các thay đổi theo thời gian thực và dễ dàng xem lịch sử chỉnh sửa. Tính năng này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp khi cần làm việc nhóm và tránh xung đột dữ liệu.
Các bước sử dụng OneDrive for Business
OneDrive for Business được thiết kế để người dùng dễ dàng truy cập và thao tác với các tệp của mình. Dưới đây là các bước sử dụng ứng dụng lưu trữ này:
Đăng nhập vào tài khoản
Bước đầu tiên để sử dụng OneDrive for Business là đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365. Sau khi đăng nhập, người dùng có thể truy cập tất cả các tài liệu và thư mục được lưu trữ trên đám mây.
Chia sẻ bằng email hoặc liên kết
Để chia sẻ tệp hoặc thư mục bằng liên kết: Chọn Lấy liên kết và trong hộp Chia sẻ, hãy chọn “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa mục này”.
Với email người dùng làm theo cách này: Chọn Email và trong hộp Chia sẻ, hãy chọn Có thể chỉnh sửa.
Đặt quyền
Khi hộp Chia sẻ Gửi Liên kết xuất hiện, có các tùy chọn về chia sẻ cho bạn: Cho phép chỉnh sửa, chỉ xem hoặc thậm chí đặt ngày hết hạn.
Chia sẻ với các liên hệ
Nhập tên hoặc địa chỉ email, tin nhắn của người dùng và nhấp vào Gửi. Sau đó, một email sẽ được gửi với một liên kết đến tệp đó.
Lấy liên kết chia sẻ
Người dùng cũng có tùy chọn Sao chép liên kết hoặc Mở Outlook để chia sẻ liên kết của mình.
Truy cập liên kết chia sẻ bất cứ lúc nào
Sau khi liên kết Chia sẻ được tạo, người dùng có thể chọn tài liệu đó và nhấp vào Sao chép liên kết trong thanh điều hướng trên cùng để nhận bản sao của liên kết bất kỳ lúc nào.
Với Microsoft Onedrive for Business, người dùng có thể thay đổi tệp của mình thành “chỉ đọc” để ngăn khỏi việc sửa đổi hoặc thêm.
OneDrive for Business có thể chia sẻ có các thành viê trong nhóm (Nguồn: Internet)
Các gói dịch vụ OneDrive for Business
OneDrive for Business cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng các nhu cầu lưu trữ và quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Dưới đây là các gói dịch vụ OneDrive for Business phổ biến:
OneDrive for Business Plan 1
Gói OneDrive for Business Plan 1 là lựa chọn cơ bản cho các doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ đơn giản. Dưới đây là các đặc điểm chính của gói này:
- Dung lượng lưu trữ: 1TB/người dùng.
- Chia sẻ và cộng tác: Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp và đối tác một cách an toàn, cho phép cộng tác theo thời gian thực.
- Khả năng truy cập đa thiết bị: Người dùng có thể truy cập tài liệu từ các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, và máy tính bảng.
- Bảo mật và quản lý: Được trang bị các tính năng bảo mật cơ bản như mã hóa tệp và xác thực đa yếu tố.
- Không bao gồm các ứng dụng Office: Đây là gói tập trung vào lưu trữ đám mây, không bao gồm các công cụ Office như Word, Excel, và PowerPoint.
Gói này phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ cần một giải pháp lưu trữ an toàn với chi phí hợp lý mà không cần tích hợp đầy đủ hệ sinh thái Microsoft 365.
OneDrive for Business Plan 2
OneDrive for Business Plan 2 là gói nâng cao, cung cấp dung lượng và tính năng bảo mật tốt hơn để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp lớn hơn. Các đặc điểm của gói này bao gồm:
- Dung lượng lưu trữ: 1TB/người dùng, có thể mở rộng lên dung lượng không giới hạn nếu có nhu cầu.
- Khả năng khôi phục và quản lý phiên bản: Người dùng có thể khôi phục tệp tin đã bị xóa và quay lại các phiên bản trước đó của tài liệu trong vòng 30 ngày hoặc lâu hơn.
- Cải tiến bảo mật và tuân thủ quy định: Bao gồm các tính năng bảo mật nâng cao như DLP (Data Loss Prevention), khả năng mã hóa tại chỗ, và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như HIPAA và ISO 27001.
- Khả năng eDiscovery: Hỗ trợ các tính năng eDiscovery cơ bản để tìm kiếm và truy xuất thông tin cần thiết cho nhu cầu kiểm toán.
- Không bao gồm các ứng dụng Office: Đây là gói độc lập chỉ tập trung vào lưu trữ đám mây và các tính năng bảo mật nâng cao.
Gói này thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu lưu trữ lớn hơn và yêu cầu về bảo mật cao, nhưng không cần các công cụ Office 365.
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Basic là gói dịch vụ bao gồm OneDrive for Business và các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm cơ bản. Các đặc điểm của gói này:
- Dung lượng lưu trữ: 1TB/người dùng với OneDrive for Business.
- Ứng dụng trực tuyến của Microsoft: Bao gồm các phiên bản trực tuyến của các công cụ Office như Word, Excel, PowerPoint và Outlook (không bao gồm các ứng dụng cài đặt trên máy tính).
- Microsoft Teams và SharePoint: Hỗ trợ cộng tác nhóm và tổ chức các cuộc họp video qua Microsoft Teams, lưu trữ và quản lý tài liệu nhóm với SharePoint.
- Tính năng bảo mật tiêu chuẩn: Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cơ bản và khả năng quản trị doanh nghiệp.
Gói Microsoft 365 Business Basic thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu làm việc trực tuyến, chia sẻ tệp và cộng tác nhóm cơ bản.
Microsoft 365 Business Standard
Gói Microsoft 365 Business Standard là gói dịch vụ toàn diện, bao gồm đầy đủ các ứng dụng Office, OneDrive for Business, và các công cụ làm việc nhóm nâng cao. Chi tiết của gói này bao gồm:
- Dung lượng lưu trữ: 1TB/người dùng với OneDrive for Business.
- Các ứng dụng Office cài đặt trên máy tính: Bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access và Publisher.
- Microsoft Teams, SharePoint và Exchange: Hỗ trợ cộng tác nhóm, tổ chức cuộc họp và quản lý email doanh nghiệp.
- Khả năng truy cập ngoại tuyến: Cho phép người dùng truy cập các tệp đã tải về ngay cả khi không có kết nối internet, giúp làm việc liên tục và linh hoạt.
- Tính năng bảo mật tiêu chuẩn: Cung cấp các công cụ bảo mật và quyền kiểm soát cho doanh nghiệp.
Gói này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn muốn sử dụng đầy đủ các công cụ Microsoft 365 để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và cộng tác nhóm.
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Mstar Corp có bán các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực, Mstar Corp trở thành Solutions Partner for Modern Work của Microsoft tại Việt Nam vào tháng 1/2024. Nhà cung cấp dịch vụ Microsoft 365 hàng đầu tại Việt Nam, hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai OneDrive for Business và các dịch vụ Microsoft 365 khác.
Mstar Corp đơn vị cung cấp gói dịch vụ Microsoft 365
Lời kết
OneDrive for Business là một công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp hiện đại, giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách an toàn và tiện lợi. Với các tính năng nổi bật về chia sẻ và cộng tác, OneDrive for Business trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể liên hệ Mstar Corp để mua các gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
