Sơ đồ luồng dữ liệu là một công cụ trực quan giúp mô tả cách thông tin di chuyển qua một hệ thống hoặc quy trình cụ thể. Nó cho phép doanh nghiệp theo dõi luồng dữ liệu từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc, qua các giai đoạn xử lý và lưu trữ. Hiểu rõ sơ đồ luồng dữ liệu là gì không chỉ giúp cải thiện khả năng quản lý dữ liệu mà còn đảm bảo việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, tăng cường tính minh bạch và khả năng bảo mật thông tin. Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu trong bài viết này.
Sơ đồ luồng dữ liệu là gì?
Sơ đồ luồng dữ liệu trong tiếng Anh là Data Flow Diagram, viết tắt là DFD. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là một mô hình hệ thống cân xứng cả dữ liệu và tiến trình (progress). Nó chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoăc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một tiến trình.
Lợi ích của của sơ đồ luồng dữ liệu
DFD là công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân tích thông tin:
- Phân tích: DFD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng
- Thiết kế: DFD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới
- Biểu đạt: DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng
- Tài liệu: DFD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn. DFD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.
Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu là gì?
- Quy trình (Process): Quy trình là hoạt động làm thay đổi dữ liệu để tạo thành kết quả đầu ra. Một quy trình có thể được phân tách thành nhiều mức độ chi tiết tốt hơn để thể hiện cách dữ liệu đang được xử lý.
- Đơn vị bên ngoài (External Entity): Một hệ thống bên ngoài hệ thống chính và trao đổi thông tin với hệ thống chính. Nó có thể là nhóm người như khách hàng, tổ chức như ngân hàng, bộ phận khác của doanh nghiệp hoặc hệ thống con.
- Kho dữ liệu (Data Store): Nơi lưu trữ dữ liệu cần thiết sử dụng sau này hay thông tin được tạo ra xuyên suốt cả quá trình. Ví dụ: bảng cơ sở dữ liệu, biểu mẫu thành viên, thống kê hàng hóa…
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Thể hiện bằng mũi tên – là lộ trình dữ liệu di chuyển qua lại giữa các đơn vị bên ngoài, quy trình và kho lưu trữ dữ liệu.
Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu
- Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram): Đây là sơ đồ mức cao nhất. Nó cho ra một cái nhìn tổng quát về hệ thống trong môi trường nó đang tồn tại. Ở mức này, sơ đồ ngữ cảnh chỉ có một tiến trình duy nhất, các tác nhân và các luồng dữ liệu (không có kho dữ liệu).
- Sơ đồ mức 0 là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh. Với mục đích mô tả hệ thống chi tiết hơn, sơ đồ mức 0 được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh với các tiến trình được trình bày chính là các mục chức năng chính của hệ thống.
- Sơ đồ mức i (i >= 1) là sơ đồ được phân rã từ sơ đồ mức i-1. Mỗi sơ đồ phân rã mức sua chính là sự chi tiết hóa một tiến trình mức trước. Quá trình phân rã sẽ dừng khi đạt được sơ đồ luồng dữ liệu sơ cấp (khi một tiến trình là một tính toán hay thao tác dữ liệu đơn giản, khi mỗi luồng dữ liệu không cần chia nhỏ hơn nữa.
Các bước xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Bước 1: Xác định đầu vào, đầu ra chính của hệ thống
Gần như mọi quy trình đều bắt đầu với một nguồn dữ liệu đi vào hệ thống và kết thúc khi dữ liệu đi ra khỏi hệ thống. Toàn bộ phần còn lại của DFD sẽ được xây dựng dựa trên các yếu tố này, vì vậy hãy sớm xác định chúng để có một cái nhìn vĩ mô về hệ thống của bạn.
Bước 2: Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh
Được gọi là DFD cấp 0, sơ đồ ngữ cảnh thể hiện tổng quan quá trình duy nhất và các kết nối của hệ thống chính với các yếu tố bên ngoài. Khi bạn đã xác định được các đầu vào và đầu ra chính, việc xây dựng sơ đồ ngữ cảnh rất đơn giản. Chỉ cần có một ký hiệu Process ở giữa và vẽ các kết nối của nó với các External Entity.
Bước 3: Mở rộng sơ đồ thành DFD cấp 1
Trong DFD cấp 1, quy trình duy nhất ở DFD cấp 0 sẽ được chia nhỏ thành các quy trình con. Lúc này, sơ đồ sẽ cần thêm các luồng dữ liệu và kho dữ liệu để liên kết chúng với nhau.
Bước 4: Tiếp tục nâng lên DFD cấp 2+
Bạn tiếp tục chia nhỏ và cụ thể hơn quy trình của DFD cấp 1. Đừng quên bổ sung những thành phần cần thiết để có một bản phân tích chi tiết về hệ thống của mình. Bạn có thể tiếp tục mở rộng tới các DFD cấp cao hơn khi cần thiết. Nhưng thông thường thì phân chia tới DFD cấp 3 là sơ đồ luồng dữ liệu đã đủ chi tiết rồi.
Bước 5: Kiểm tra và xác nhận độ chính xác của DFD
Khi bạn đã hoàn thiện sơ đồ luồng dữ liệu của mình, hãy kiểm tra kỹ lại từ đầu tới cuối. Bạn có bỏ sót thành phần cần thiết nào không? Người khác có thể hiểu cách hệ thống hoạt động bằng việc đọc DFD này không?
Bạn có thể nhờ quản lý hay đồng nghiệp kiểm tra cùng để đảm bảo DFD đó đã phù hợp. DFD được tạo ra không chỉ để giữ cho riêng mình, mà còn nên được chia sẻ tới sếp của bạn, các thành viên trong nhóm, các bên đối tác – những người có thể cần tham khảo nó.
Việc sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và tối ưu quy trình vận hành dữ liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu chính xác và hiệu quả, cần có sự am hiểu sâu về cả hệ thống lẫn nhu cầu kinh doanh. Hãy liên hệ ngay với Mstar Corp để được tư vấn giải pháp phù hợp cho việc triển khai sơ đồ luồng dữ liệu và đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
