Trong thời đại bùng nổ thông tin, thu thập dữ liệu trở thành hoạt động thiết yếu cho mọi tổ chức và doanh nghiệp. Có nhiều cách thức, phương pháp thu nhập dữ liệu như lắng nghe mạng xã hội, phỏng vấn, thử nghiệm, thảo luận nhóm..
Để thu thập và phân tích dữ liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phần mềm chuyên dụng như Google Analytics, SurveyMonkey, Zoho Forms… Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết về thu thập dữ liệu ngay trong bài viết bên dưới của Mstar Corp.
Thu thập dữ liệu là gì?
Thu thập dữ liệu là quá trình tìm kiếm, thu thập và lưu trữ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, với mục đích phân tích, giải mã và sử dụng thông tin đó để đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề và tạo ra giá trị. Dữ liệu có thể được thu thập ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm:
- Số liệu: Doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, v.v.
- Thông tin cá nhân: Tên, tuổi, địa chỉ, email, v.v.
- Văn bản: Bài báo, bài đăng trên mạng xã hội, email, v.v.
- Hình ảnh: Ảnh chụp sản phẩm, ảnh chụp màn hình, ảnh chụp quang cảnh, v.v.
- Video: Quay phim quảng cáo, ghi hình hội thảo, video hướng dẫn, v.v.
- Âm thanh: Ghi âm cuộc gọi, ghi âm hội nghị, bản nhạc, v.v.
Việc thu thập dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu và ứng dụng, bao gồm khoa học, kỹ thuật, kinh doanh, y tế, chính trị và giáo dục. Quá trình thu thập dữ liệu đúng cách đảm bảo rằng thông tin được sử dụng để ra quyết định là chính xác, đáng tin cậy và hữu ích. Thu thập dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia và cung cấp thông tin hữu ích cho cộng đồng.
Làm sao để thu thập dữ liệu?
Cách thu thập dữ liệu rất đơn giản, bao gồm những bước như sau:
- Xác định mục tiêu: Xác định rõ ràng bạn muốn thu thập thông tin gì để phục vụ mục đích nào.
- Lập kế hoạch: Lên kế hoạch chi tiết về cách thức thu thập dữ liệu, bao gồm nguồn thông tin, phương pháp thu thập, thời gian và nguồn lực.
- Chọn phương pháp phù hợp: Lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp với loại dữ liệu cần thu thập, khung thời gian và ngân sách.
- Thực hiện thu thập: Triển khai kế hoạch thu thập dữ liệu một cách cẩn thận và đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết.
- Xử lý và phân tích: Làm sạch, sắp xếp và phân tích dữ liệu thu thập được để biến nó thành thông tin hữu ích.
Các phương pháp dùng để thu thập thông tin hiệu quả
8 phương pháp thu thập thông tin hiệu quả sau mà bạn cần biết:
- Lắng nghe mạng xã hội
Lắng nghe mạng xã hội là phương pháp thu thập thông tin từ các cuộc thảo luận trên mạng xã hội như Facebook, Twitter, diễn đàn, giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thị trường, ý kiến khách hàng và thông tin hữu ích liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của mình.
Với phương pháp này, bạn cần sử dụng các công cụ lắng nghe mạng xã hội như Brand24, Hootsuite để theo dõi các từ khóa, hashtag liên quan đến doanh nghiệp. Tiếp, sẽ dựa vào thông tin vừa thu thập để phân tích nội dung thảo luận, đánh giá mức độ tương tác, sentiment (tích cực, tiêu cực, trung lập).
Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng, phát hiện và giải quyết các vấn đề về sản phẩm, dịch vụ, đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing và theo dõi đối thủ cạnh tranh.
- Phỏng vấn
Phỏng vấn là gì hình thức thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng mục tiêu bằng cách đặt câu hỏi và ghi chép câu trả lời.
3 ba hình thức phỏng vấn là:
- Phỏng vấn qua thư: Gửi bảng câu hỏi qua email cho đối tượng mục tiêu và thu thập phản hồi.
- Phỏng vấn điện thoại: Gọi điện thoại trực tiếp cho đối tượng mục tiêu và phỏng vấn theo bảng câu hỏi đã chuẩn bị.
- Phỏng vấn cá nhân trực tiếp: Gặp gỡ đối tượng mục tiêu trực tiếp và phỏng vấn.
Phỏng vấn áp dụng cho những trường hợp cần thu thập thông tin chi tiết về nhu cầu, hành vi, quan điểm của khách hàng và cần hiểu rõ hơn về vấn đề nghiên cứu và bổ sung dữ liệu định tính cho dữ liệu định lượng.
- Quan sát
Đây là phương pháp ghi chép hoặc ghi hình hành vi của con người trong môi trường tự nhiên hoặc trong các tình huống cụ thể để thu thập thông tin.
Hiện nay có 2 cách quan sát:
- Quan sát trực tiếp: Quan sát và ghi chép hành vi của con người một cách trực tiếp.
- Quan sát gián tiếp: Phân tích dữ liệu thu thập được từ camera giám sát, bản ghi hình, v.v.
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp cần tìm hiểu về hành vi của khách hàng trong môi trường mua sắm, đánh giá hiệu quả của thiết kế cửa hàng, website và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình hoạt động.
- Điều tra thăm dò
Điều tra thăm dò là hình thức thu thập thông tin từ nhiều đối tượng mục tiêu bằng cách sử dụng bảng câu hỏi.
Có hai cách điều tra thăm dò hiện nay là:
- Thiết kế bảng câu hỏi: Xác định mục tiêu nghiên cứu, xây dựng các câu hỏi phù hợp, lựa chọn phương thức thu thập (phát trực tiếp, online).
- Phát tán bảng câu hỏi: Phân phối bảng câu hỏi đến đối tượng mục tiêu qua nhiều kênh (email, mạng xã hội, website).
Điều tra thăm dò là cách hiệu quả để thu thập phản hồi từ đối tượng mục tiêu, tổng hợp và phân tích dữ liệu. Doanh nghiệp nào cần thu thập thông tin từ một số lượng lớn đối tượng mục tiêu, đo lường mức độ phổ biến của ý kiến, quan điểm và so sánh các nhóm đối tượng khác nhau nên sử dụng phương pháp thăm dò này.
- Thảo luận nhóm
Thảo luận nhóm là phương pháp khuyến khích một nhóm người chia sẻ ý kiến, quan điểm về một chủ đề cụ thể để thu thập thông tin.
Phương pháp thu thập dữ liệu này được thực hiện theo 4 cách sau:
- Lựa chọn chủ đề thảo luận: Xác định chủ đề phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị các câu hỏi thảo luận, tài liệu tham khảo.
- Điều phối thảo luận: Khuyến khích các thành viên chia sẻ ý kiến, điều chỉnh hướng thảo luận nếu cần thiết.
- Ghi chép kết quả: Ghi chép lại những ý kiến, quan điểm chính được chia sẻ trong thảo luận.
Đây là phương pháp áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp cần thu thập nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau về một chủ đề, kích thích tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề và xây dựng sự đồng thuận trong nhóm.
- Thử nghiệm
Thử nghiệm là hình thức đánh giá hiệu quả của sản phẩm, dịch vụ mới hoặc thay đổi trong quy trình hoạt động bằng cách thực hiện thí nghiệm thực tế.
Thu nhập dữ liệu bằng phương pháp thử nghiệm được thực hiện như sau:
- Xác định mục tiêu thử nghiệm: Xác định rõ ràng những gì bạn muốn đo lường và đánh giá.
- Thiết kế thí nghiệm: Lựa chọn phương pháp thử nghiệm phù hợp (A/B testing, thử nghiệm mù đôi), xây dựng nhóm đối tượng tham gia, chuẩn bị các yếu tố cần thiết.
- Thực hiện thí nghiệm: Tiến hành thí nghiệm theo kế hoạch đã thiết kế.
- Phân tích kết quả: Thu thập dữ liệu, phân tích kết quả và rút ra kết luận.
Khi bạn muốn so sánh hiệu quả của hai hoặc nhiều sản phẩm, dịch vụ khác nhau, đánh giá hiệu quả của thay đổi trong quy trình hoạt động và giảm thiểu rủi ro trước khi ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới thì đây là phương pháp phù hợp.
Các công cụ thường dùng để thu thập dữ liệu khách hàng
Doanh nghiệp cần thu thập lượng lớn thông tin khách hàng trong quá trình hoạt động hãy tham khảo 6 công cụ hữu ích dưới đây.
Tài liệu Google/ từ trực tuyến
Công cụ này miễn phí và rất dễ sử dụng, cho phép bạn thu thập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả từ nhiều nguồn khác nhau. Với Tài liệu Google, bạn sẽ dễ dàng tạo các biểu mẫu, khảo sát hoặc tài liệu chia sẻ mà người dùng có thể dễ dàng truy cập và điền thông tin. Tuy nhiên, nhược điểm của công cụ này là khó kiểm soát định dạng dữ liệu và có nguy cơ khách hàng nhập thông tin sai lệch hoặc không chính xác.
Biểu mẫu web
Biểu mẫu web là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tùy chỉnh và kiểm soát thông tin đầu vào một cách dễ dàng. Chúng có thể tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau, cho phép thu thập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu biểu mẫu quá dài hoặc phức tạp, tỷ lệ hoàn thành của người dùng có thể thấp, ảnh hưởng đến hiệu quả thu thập thông tin.
Nội dung Snare
Công cụ này kết hợp các ưu điểm của tài liệu và biểu mẫu, mang lại trải nghiệm thu thập thông tin mượt mà và liền mạch. Nội dung Snare cho phép bạn dễ dàng thu thập và quản lý thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa công cụ này, bạn cần đầu tư thời gian để thiết lập và cấu hình một cách chính xác.
Lịch được chia sẻ
Lịch được chia sẻ là công cụ hữu ích giúp nhắc nhở khách hàng cung cấp thông tin theo lịch trình đã định và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc quản lý thời gian và đảm bảo rằng các mốc thời gian quan trọng không bị bỏ lỡ. Tuy nhiên, công cụ này phụ thuộc vào hệ thống lịch mà bạn và khách hàng sử dụng, và không phù hợp cho việc thu thập thông tin chi tiết.
FollowUpThen
FollowUpThen là công cụ tự động gửi lời nhắc qua email, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc theo dõi và nhắc nhở khách hàng. Đây là giải pháp tiện lợi để đảm bảo rằng khách hàng không quên cung cấp thông tin cần thiết. Tuy nhiên, sử dụng công cụ này phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba và có thể phát sinh chi phí.
Tự động hóa email và CRM
Hệ thống tự động hóa email và CRM là giải pháp hiệu quả giúp cá nhân hóa trải nghiệm thu thập thông tin, tự động hóa các quy trình và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả. Với khả năng tích hợp và quản lý dữ liệu khách hàng, hệ thống này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên, để triển khai hệ thống tự động hóa email và CRM, bạn cần một hệ thống CRM hỗ trợ tự động hóa tốt và có chi phí đầu tư cao.
Thực trạng thu thập dữ liệu của doanh nghiệp Việt Nam
Thiếu thống nhất trong việc áp dụng phần mềm dữ liệu là “bẫy ngầm” khiến thông tin khách hàng bị phân tán, thiếu đồng bộ và trở thành gánh nặng cho quá trình phân tích, khai thác. Tình trạng này xuất hiện khi doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau mà không có sự kết nối, dẫn đến dữ liệu bị lưu trữ rải rác, khó khăn trong việc truy cập và quản lý.
Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược thu thập thông tin bài bản, đồng bộ và thống nhất trên toàn công ty. Việc lựa chọn công cụ phù hợp và tích hợp các phần mềm dữ liệu với nhau đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra hệ thống quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.
Bên cạnh việc sử dụng công cụ, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc xây dựng văn hóa thu thập thông tin hiệu quả trong nội bộ nhân viên. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc thu thập thông tin và đào tạo nhân viên sử dụng các công cụ một cách hiệu quả sẽ góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu và tối ưu hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
Việc thông tin thiếu tính thống nhất vì các phần mềm dữ liệu chưa được áp dụng linh hoạt cũng là một nỗi lo của các doanh nghiệp. Hãy lựa chọn áp dụng phần mềm dữ liệu linh hoạt và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu hiệu quả nhằm giải quyết vấn đề thiếu thống nhất dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng lợi thế cạnh tranh.
8 phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu
Phần mềm thu thập dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau, giúp tự động hóa quy trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin một cách hiệu quả. Dưới đây là danh sách 8 phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo.
Pipedrive
Pipedrive là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
Ưu điểm
- Giao diện Pipedrive thân thiện và dễ sử dụng.
- Cho phép Pipedrive tích hợp với nhiều ứng dụng khác.
- Báo cáo chi tiết và trực quan.
Nhược điểm
- Công cụ này có chi phí cao đối với doanh nghiệp nhỏ.
- Hạn chế tính năng cho các gói giá rẻ.
Salesflare
Salesflare là phần mềm CRM tự động thu thập dữ liệu từ email, mạng xã hội và các nguồn khác, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng.
Ưu điểm
- Tự động hóa thu thập dữ liệu.
- Giao diện người dùng đơn giản.
- Tích hợp nhiều ứng dụng.
Nhược điểm
- Chức năng báo cáo hạn chế.
- Giá thành Salesflare khá cao so với các phần mềm khác.
SurveyMonkey
SurveyMonkey là công cụ tạo khảo sát trực tuyến, giúp thu thập ý kiến và phân tích dữ liệu từ khách hàng hoặc đối tượng khảo sát.
Ưu điểm
- SurveyMonkey cho phép người dùng dễ dàng tạo khảo sát chuyên nghiệp.
- Nhiều mẫu khảo sát sẵn có.
- Phân tích kết quả chi tiết.
Nhược điểm
- SurveyMonkey bị hạn chế nhiều chức năng ở phiên bản miễn phí.
- Khả năng tùy chỉnh có thể không đáp ứng được nhu cầu phức tạp.
HubSpot
HubSpot là nền tảng CRM toàn diện, bao gồm các công cụ tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Ưu điểm
- Miễn phí sử dụng cho nhiều tính năng cơ bản.
- HubSpot tích hợp nhiều công cụ marketing và bán hàng.
- Giao diện dễ sử dụng.
Nhược điểm
- Một số tính năng nâng cao có chi phí cao.
- Yêu cầu thời gian để làm quen và thiết lập ban đầu.
Leadformly
Leadformly là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến, giúp tối ưu hóa quá trình thu thập thông tin từ khách hàng tiềm năng.
Ưu điểm
- Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
- Tích hợp với nhiều CRM.
- Dễ dàng tùy chỉnh biểu mẫu.
Nhược điểm
- Chi phí sử dụng cao.
- Hạn chế tính năng cho các doanh nghiệp nhỏ.
Insightly
Insightly là phần mềm CRM giúp quản lý dự án và khách hàng, cung cấp các công cụ theo dõi và phân tích dữ liệu kinh doanh.
Ưu điểm
- Kết hợp CRM và quản lý dự án.
- Tích hợp với Google Apps.
- Giao diện thân thiện.
Nhược điểm
- Chức năng báo cáo chưa thực sự mạnh mẽ.
- Yêu cầu chi phí cho các tính năng nâng cao.
Qualaroo
Qualaroo là công cụ thu thập phản hồi trực tiếp từ người dùng trên website, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng.
Ưu điểm
- Dễ dàng triển khai trên website.
- Phân tích phản hồi chi tiết.
- Qualaroo tối ưu hóa trải nghiệm người dùng hiệu quả.
Nhược điểm
- Giá Qualaroo cao so với các công cụ tương tự.
- Tính năng hạn chế trong phiên bản miễn phí.
Agile CRM
Agile CRM là phần mềm CRM tích hợp nhiều tính năng marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng trong một nền tảng duy nhất.
Ưu điểm
- Agile CRM hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ.
- Tích hợp được nhiều tính năng hữu ích trong một nền tảng.
- Giao diện Agile CRM thân thiện và dễ sử dụng.
Nhược điểm
- Một số tính năng nâng cao muốn sử dụng cần phải trả phí.
- Thao tác dùng Agile CRM khá phức tạp đối với người mới sử dụng CRM.
Các yếu tố cần có để phân tích dữ liệu
Doanh nghiệp phân tích dữ liệu các bạn cần lưu ý những yếu tố sau:
- People domain: Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích dữ liệu.
- Process domain: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình ghi nhận dữ liệu rõ ràng và nhất quán, đảm bảo các luồng dữ liệu được liên kết chặt chẽ với nhau.
- Technology domain: Doanh nghiệp cần trang bị các công nghệ phân tích dữ liệu tiên tiến, phù hợp với nhu cầu cụ thể của quá trình phân tích.
- Data domain: Doanh nghiệp cần sở hữu nguồn dữ liệu có chất lượng cao, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy.
Mẹo đánh giá dữ liệu dưới dạng trực quan
Để đánh giá dữ liệu dưới dạng trực quan (tức trực quan hóa dữ liệu), doanh nghiệp cần lưu ý một số bí quyết sau:
Tìm hiểu về bộ dữ liệu và người dùng: Khám phá bộ dữ liệu, xác định đặc điểm chính và mục tiêu trực quan hóa để xác định đối tượng người dùng, nhu cầu và mức độ hiểu biết của mỗi đối tượng người dùng.
- Chọn đúng biểu đồ: Hãy lựa chọn loại biểu đồ phù hợp với loại dữ liệu bạn có và mục tiêu bạn muốn đạt được. Ví dụ, biểu đồ cột thích hợp để so sánh các giá trị khác nhau, biểu đồ đường thích hợp để theo dõi xu hướng theo thời gian, v.v.
- Sắp xếp dữ liệu của người dùng một cách khoa học: Sử dụng kỹ thuật sắp xếp phù hợp (sắp xếp theo thứ tự, nhóm dữ liệu,…) để trình bày một cách rõ ràng và logic.
- Sử dụng màu sắc phù hợp: Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc các màu sắc quá tương phản. Nên sử dụng bảng màu phù hợp với thương hiệu của bạn hoặc lựa chọn những màu sắc dễ chịu cho mắt.
- Tìm kiếm nguồn cảm hứng: Tham khảo nhiều nguồn tài nguyên trực tuyến cung cấp các ví dụ về trực quan hóa dữ liệu hiệu quả.
Thu thập dữ liệu là một bước quan trọng trong nhiều lĩnh vực từ kinh doanh, khoa học, nghiên cứu thị trường… Bằng cách thu thập dữ liệu hiệu quả, chúng ta có thể thu thập thông tin có giá trị để đưa ra quyết định sáng suốt, giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu quả hoạt động.
