Trong lĩnh vực khách sạn, quy trình quản lý thông tin và tương tác với khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên trải nghiệm độc đáo. Đó là lý do mà phần mềm CRM khách sạn đã trở thành một trong những công cụ quản lý cần thiết và hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Vậy, phần mềm CRM khách sạn là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp trong lĩnh vực ngành khách sạn? Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Phần mềm CRM khách sạn là gì?
Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm giúp quản lý tập trung, phân tích dữ liệu khách hàng theo quy trình tiêu chuẩn và đã được cài đặt trước, giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc.
Với khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu, phần mềm CRM khách sạn giúp tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả của quy trình tiếp thị, bán hàng. Trong ngành khách sạn, việc áp dụng hệ thống CRM còn giúp nhân viên khách sạn dễ dàng quản lý thông tin đặt lịch, đặt phòng và lưu trữ hồ sơ khách hàng. Nhờ đó, thông tin khách hàng sẽ được bảo mật tốt nhất, đồng thời giúp cá nhân hóa hoạt động tiếp thị.
Phần mềm CRM khách sạn là gì? (Nguồn: Internet)
Khó khăn quản lý khách hàng của khách sạn
Khó khăn trong quản lý thông tin khách hàng
- Khối lượng thông tin cá nhân khách hàng ngày càng tăng, bao gồm họ tên, số điện thoại, email, số CMND hay hộ chiếu,… nhưng không có công cụ quản lý và theo dõi thông tin khách.
- Tình trạng thiếu sót thông tin hoặc nhầm lẫn thông tin khách hàng xảy ra thường xuyên.
- Cập nhật và kê khai không đầy đủ, chính xác thông tin khách hàng trên hệ thống Khai báo.
Khó khăn trong quản lý thông tin đặt phòng
- Mất nhiều thời gian trong việc cập nhật thông tin khách hàng trong quá trình đặt phòng dù thông tin đã được cung cấp từ các lần lưu trú trước.
- Không thể theo dõi lịch sử đặt phòng của khách hàng, bao gồm số đêm lưu trú, thời gian check in/check out, giao dịch thanh toán,…
Khó khăn trong quản lý thông tin đặt phòng (Nguồn: Internet)
Thách thức trong quy trình chăm sóc khách hàng
- Không có công cụ nhắc nhở tự động cho các sự kiện quan trọng như thời gian sử dụng dịch vụ, sinh nhật khách hàng, lịch sử sử dụng dịch vụ,…
- Không thể quản lý thông tin và dữ liệu khách hàng như thói quen, sở thích, đặc điểm,… để xây dựng chương trình tiếp thị và các gói dịch vụ phù hợp.
Thách thức khi quản lý các chương trình khuyến mãi
- Khó quản lý và thường bị thiếu sót thông tin cho các chương trình dành khách hàng (bao gồm cá nhân và doanh nghiệp), bao gồm chương trình khuyến mãi, giảm giá,…
- Nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel để quản lý nhưng không hiệu quả. Nguyên nhân là định dạng file Excel dễ bị chỉnh sửa bởi các bên thứ ba làm sai lệch thông tin, đặc biệt là khi sử dụng Google Sheets. Từ đó, gây tổn thất chi phí cho doanh nghiệp.
- Tốn thời gian khi tra cứu thông tin khách hàng trên Google Sheets hoặc Excel.
Thách thức khi quản lý các chương trình khuyến mãi (Nguồn: Internet)
Khó khăn trong quản lý báo cáo
- Khó khăn khi lưu trữ, quản lý và tổng hợp thông tin dịch vụ, giá cả, khách hàng tiềm năng.
- Báo cáo về khách hàng, dịch vụ và giá tiền thường không linh hoạt, chính xác và nhanh chóng.
- Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tạo và triển khai chiến dịch hợp lý do thiếu thông tin và dữ liệu đáng tin cậy từ CRM.
Lợi ích quản lý khách hàng bằng phần mềm CRM khách sạn
Tự động lưu trữ thông tin khách hàng
- Tự động lưu trữ thông tin cá nhân và đặt phòng của khách hàng từ lễ tân vào hệ thống CRM khách sạn. Từ đó, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng qua các gợi ý tên, số điện thoại, email khi họ quay lại đặt phòng.
- Tiết kiệm thời gian cập nhật thông tin và tránh thiếu sót dữ liệu khi thống kê và tổng hợp lịch sử lưu trú của từng khách hàng.
- Đồng bộ dữ liệu giúp dễ dàng tìm kiếm và tổng hợp thông tin giữa các khách sạn trong toàn bộ chuỗi khách sạn.
Phần mềm CRM khách sạn giúp tự động lưu trữ thông tin khách hàng (Nguồn: Internet)
Xây dựng chiến lược Marketing cho khách sạn
- Dễ xác định khách hàng mục tiêu thông qua việc thu thập và tổng hợp thông tin khách hàng.
- Định hướng phát triển và tập trung vào thị trường khách tiềm năng thông qua thông tin giao dịch và mức độ tiềm năng của khách hàng.
- Xây dựng chiến lược marketing dựa trên hành trình đặt phòng và lựa chọn kênh tiếp thị phù hợp.
- Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng thông qua việc thu thập và lưu trữ review, đánh giá, cảm nhận của khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch cải thiện dựa trên các đánh giá để duy trì và phát huy những điểm mạnh, khắc phục những thiếu sót trong dịch vụ.
Phần mềm CRM khách sạn giúp xây dựng chiến lược Marketing hiệu quả (Nguồn: Internet)
Tăng hiệu quả và năng suất làm việc
- Phân chia và quản lý công việc hiệu quả: CRM khách sạn giúp dễ dàng quản lý thông tin khách. Từ đó, giúp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian: Tính năng lưu trữ thông tin cá nhân khách hàng trên CRM khách sạn giúp lễ tân tiết kiệm thời gian cập nhật dữ liệu khi tạo đặt phòng.
- Tăng khả năng tương tác với khách hàng. Từ đó, tạo cảm giác gần gũi và thân thiện.
- Tự động đồng bộ hóa danh sách khách lưu trú trên hệ thống khai báo lưu trú, giúp tiết kiệm thời gian nhập thông tin thủ công.
Phần mềm CRM khách sạn tăng doanh thu
- Giữ chân khách hàng: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng CRM khách sạn giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, khuyến khích họ quay trở lại. Điều này tạo lợi thế cạnh tranh, giúp khách sạn tăng doanh thu bằng cách bán phòng trực tiếp và tối ưu hóa công suất phòng.
- Tăng hiệu quả cho việc bán phòng trực tiếp: Thay vì phụ thuộc vào các đại lý bán phòng trực tuyến (OTA), khách sạn có thể xây dựng sự tin tưởng với khách hàng để họ trực tiếp đặt phòng. Điều này giúp khách sạn giảm sự phụ thuộc vào OTA và tận dụng tài nguyên sẵn có để thu hút đặt phòng trực tiếp.
- Chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn: Sử dụng CRM khách sạn giúp doanh nghiệp triển khai chiến lược tiếp thị tập trung được cá nhân hóa như gửi email, gọi điện chăm sóc khách hàng, tích hợp công cụ đặt phòng trực tuyến trên trang web. Điều này thúc đẩy khả năng đặt phòng trực tiếp, mang lại nhiều doanh thu và giảm chi phí hoa hồng cho các kênh OTA.
Bảo mật dữ liệu khách hàng
- Tối ưu hóa dữ liệu đám mây: Phần mềm CRM khách sạn đưa tất cả dữ liệu doanh nghiệp lên nền tảng đám mây. Dữ liệu này không chỉ được lưu trữ an toàn mà còn đảm bảo khả năng tìm kiếm nhanh và linh hoạt của không gian lưu trữ.
- Tăng tốc độ tìm kiếm: Dữ liệu trên nền đám mây của CRM được tối ưu hóa cho tốc độ tìm kiếm nhanh chóng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin cần thiết mà không tốn thời gian tìm kiếm.
- Bảo mật cao: Hệ thống lưu trữ dữ liệu đám mây của CRM được đảm bảo với độ bảo mật cao, đảm bảo thông tin doanh nghiệp được bảo vệ tuyệt đối và an toàn trong suốt quá trình kinh doanh.
Phần mềm CRM khách sạn giúp bảo mật dữ liệu khách hàng (Nguồn: Internet)
Quản lý đa nền tảng bằng CRM khách sạn
- Đồng bộ thông tin: Phần mềm CRM khách sạn giúp đồng bộ hóa các kênh liên lạc trực tuyến như Facebook và Website. Thông tin trao đổi giữa khách hàng và doanh nghiệp được quản lý tập trung, giúp tránh sự mất mát thông tin và tạo sự thống nhất.
- Tăng tính hiệu quả: Việc đồng bộ hóa các kênh thông tin giúp khách sạn tránh việc hỗn loạn thông tin, cải thiện hiệu quả trong việc giao tiếp và tương tác với khách hàng, tạo sự chuyên nghiệp và tin cậy.
Các tính năng cần thiết của CRM khách sạn
- Cơ sở dữ liệu khách hàng toàn diện: CRM khách sạn cần có khả năng lưu trữ, tổng hợp thông tin về khách hàng, từ sở thích đến thói quen, từ khiếu nại đến lịch sử lưu trú.
- Tiếp thị thông minh: Tận dụng thông tin khách hàng được lưu trong CRM khách sạn để tạo ra thông điệp cá nhân hóa, xây dựng hành vi khách hàng, thu thập phản hồi và tự động hóa các chiến dịch, đặc biệt trong các mùa cao điểm.
- Quản lý bán hàng: Tính năng này của CRM khách sạn giúp xác định nguồn khách hàng tiềm năng, theo dõi báo cáo bán hàng, quản lý hóa đơn và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác để đảm bảo sự phát triển của khách sạn.
- Quản lý công việc và nhân sự: Quản lý mối quan hệ khách hàng cũng bao gồm việc quản lý nhân viên. Cụ thể bao gồm việc phân công nhiệm vụ, theo dõi hiệu suất, sử dụng các công cụ như biểu đồ Gantt và bảng Kanban để tăng năng suất của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) tối ưu – Bitrix24
Bitrix24 CRM được thiết kế hoàn hảo để đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Vì thế, đây là phần mềm CRM khách sạn với đầy đủ các tính năng cần thiết như tạo hồ sơ khách hàng không giới hạn và sử dụng người dùng không hạn chế hoàn toàn miễn phí; tận dụng tiếp thị tự động, tùy chỉnh mẫu e-mail, ghi âm cuộc gọi, hỗ trợ bộ phận, tin nhắn thời sự và tích hợp thư,…
Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) tối ưu – Bitrix24 (Nguồn: Internet)
Tuy nhiên, mỗi nhà cung cấp Bitrix24 sẽ có cách triển khai các tính năng khác nhau. Vì thế, để đảm bảo hiệu quả của CRM khách sạn, bạn cần tìm nhà cung cấp và triển khai Bitrix24 uy tín, chuyên nghiệp.
Mstar Corp đã triển khai thành công giải pháp chuyển đổi số hợp nhất trên nền tảng Bitrix24 cho nhiều doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực. Vì thế, nếu bạn muốn tìm kiếm đối tác cung cấp và triển khai hệ thống CRM khách sạn chuyên nghiệp, uy tín, hiệu quả cao, hãy liên hệ ngay với Mstar Corp. Với tính năng linh hoạt và đa dạng, Mstar Corp sẽ tạo nên giải pháp này chuyển đổi số hợp nhất trên nền tảng Bitrix24 được tùy chỉnh để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp bạn sau các buổi tư vấn độc quyền với chuyên gia.
