Bắt nguồn từ Nhật Bản, Kanban không phải là một quy trình cứng nhắc, mà là một phương pháp trực quan hóa công việc, giúp đội nhóm nhìn rõ luồng chảy, phát hiện các “nút thắt cổ chai” và liên tục cải tiến. Từ các gã khổng lồ công nghệ đến các team marketing năng động, Kanban đang chứng minh là chìa khóa để tăng năng suất và sự linh hoạt. Bài viết này sẽ đi sâu giải thích Kanban là gì, các nguyên tắc cốt lõi, và cách bạn có thể ứng dụng nó ngay lập tức, đặc biệt là với các công cụ kỹ thuật số như Bitrix24.
Kanban là gì? Khái niệm và nguồn gốc
Kanban là gì?
Kanban là phương pháp quản lý công việc có nguồn gốc từ Nhật Bản và được hãng xe Toyota tiên phong áp dụng trong quá trình sản xuất. Trong tiếng Nhật, “Kanban” được ghép từ hai từ “kan” (thị giác) và “ban” (bảng hoặc thẻ). Điều này thể hiện đúng bản chất của phương pháp: một hệ thống quản lý trực quan.
Với mô hình Kanban, toàn bộ quy trình làm việc được hiển thị rõ ràng trên một bảng thông tin trực quan, cho phép các thành viên dễ dàng theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Trước đây, các nhóm thường sử dụng bảng trắng và thẻ giấy để biểu diễn luồng công việc. Tuy nhiên, ngày nay, mô hình này đã được số hóa hoàn toàn trong các phần mềm quản lý dự án, giúp tối ưu khả năng giám sát, phân công và cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.
Kanban là gì? (Nguồn: Internet)
Nguồn gốc của phương pháp Kanban
Kanban (看板), tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiệu” hoặc “thẻ tín hiệu”. Phương pháp này được phát triển bởi Taiichi Ohno tại Toyota vào những năm 1940 như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) nổi tiếng.
Trong nhà máy Toyota, mỗi công đoạn sản xuất sẽ có các “thẻ Kanban”. Khi một công đoạn sử dụng hết một thùng linh kiện, họ sẽ gửi tấm thẻ Kanban này về kho để “ra tín hiệu” rằng họ cần thêm. Kho sẽ chỉ cung cấp đúng số lượng linh kiện được ghi trên thẻ, vào đúng thời điểm cần thiết.
Đây chính là cốt lõi của hệ thống “Just-in-Time” (JIT – Vừa đúng lúc). Thay vì “đẩy” (push) một đống linh kiện ra dây chuyền, Toyota tạo ra một hệ thống “kéo” (pull), nơi công việc chỉ được thực hiện khi có nhu cầu thực sự. Điều này giúp họ loại bỏ lãng phí tồn kho, tối ưu hóa luồng sản xuất và nâng cao chất lượng đáng kinh ngạc.
Vào đầu những năm 2000, David J. Anderson, một kỹ sư tại Microsoft, đã nhận ra triết lý “kéo” và “trực quan hóa” này có thể áp dụng hoàn hảo cho công việc tri thức (knowledge work) như phát triển phần mềm, vốn vô hình và khó theo dõi. Từ đó, Kanban được điều chỉnh để trở thành một phương pháp quản lý dự án và quy trình linh hoạt như ngày nay.
Lợi ích khi áp dụng Kanban trong doanh nghiệp
Cải thiện khả năng nhìn nhận và kiểm soát luồng công việc
Lợi ích tức thì của Kanban là sự minh bạch. Mọi thành viên, từ giám đốc đến nhân viên mới, đều có thể nhìn vào bảng và biết chính xác:
- Ai đang làm gì?
- Việc gì đang được ưu tiên?
- Dự án đang bị tắc ở đâu?
Điều này loại bỏ nhu cầu phải họp hành liên tục chỉ để cập nhật tiến độ (status update). Nhà quản lý có thể kiểm soát dự án dựa trên dữ liệu trực quan thay vì “cảm giác”.
Cải thiện khả năng nhìn nhận và kiểm soát luồng công việc (Nguồn: Internet)
Tăng năng suất và giảm lãng phí nguồn lực
Bằng cách áp dụng nguyên tắc giới hạn WIP, Kanban trực tiếp tấn công vào kẻ thù lớn nhất của năng suất: đa nhiệm. Khi các thành viên tập trung hoàn thành từng việc một, thời gian hoàn thành mỗi công việc (cycle time) sẽ giảm đáng kể.
Kanban cũng giảm lãng phí thời gian chờ đợi. Thay vì một lập trình viên làm xong việc A rồi ngồi chờ việc B được giao, anh ta có thể chủ động “kéo” việc tiếp theo trong cột “To Do” khi có năng lực trống.
Kanban giúp tăng năng suất và giảm lãng phí nguồn lực (Nguồn: Internet)
Linh hoạt, thích ứng nhanh với thay đổi yêu cầu dự án
Thế giới kinh doanh không bao giờ đứng yên. Khách hàng đổi ý, thị trường thay đổi, các vấng đề khẩn cấp xuất hiện. Với các phương pháp truyền thống (như Waterfall), một thay đổi nhỏ có thể phá vỡ toàn bộ kế hoạch. Với Kanban, việc thích ứng rất đơn giản:
- Một yêu cầu mới xuất hiện? Chỉ cần tạo một thẻ mới và đặt nó vào cột “To Do”.
- Một việc trở nên khẩn cấp? Chỉ cần kéo thẻ đó lên đầu cột “To Do” để nó được “kéo” vào làm tiếp theo.
Kanban cho phép đội nhóm phản ứng với thay đổi mà không làm gián đoạn toàn bộ luồng công việc.
Đặc điểm nổi bật của Kanban trong quản lý dự án
Kanban trong quản lý dự án là một phương pháp giúp trực quan hóa quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện (Work in Progress – WIP) và tối ưu hóa luồng chảy (Flow). Các đặc điểm chính bao gồm:
- Tính trực quan (Visual): Mọi công việc đều được hiển thị trên một bảng (Kanban Board), giúp cả nhóm nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
- Hệ thống Kéo (Pull System): Công việc mới chỉ được “kéo” vào làm khi có năng lực (capacity) trống, thay vì bị “đẩy” vào một cách vô tội vạ.
- Tập trung vào Luồng chảy (Focus on Flow): Mục tiêu là di chuyển công việc từ cột “Cần làm” đến “Hoàn thành” một cách nhanh và mượt mà nhất.
- Cải tiến liên tục (Continuous Improvement): Kanban giúp đội nhóm dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn và liên tục đặt câu hỏi: “Làm thế nào để luồng chảy tốt hơn?”
Đặc điểm nổi bật của Kanban trong quản lý dự án (Nguồn: Internet)
Vì sao Kanban được ưa chuộng trong môi trường Agile?
Kanban thường được nhắc đến cùng với Agile (Quản lý linh hoạt) và là một phần quan trọng của các phương pháp Agile như Scrum. Lý do nó được ưa chuộng là:
- Tính linh hoạt tối đa: Không giống như Scrum có các “Sprint” (chu kỳ làm việc) cố định (thường là 2-4 tuần), Kanban là một luồng chảy liên tục. Điều này cho phép đội nhóm thích ứng với các thay đổi hoặc yêu cầu khẩn cấp bất cứ lúc nào mà không cần phá vỡ Sprint.
- Đơn giản để bắt đầu: Bạn không cần thay đổi cấu trúc tổ chức hay vai trò (như Scrum Master, Product Owner). Bạn chỉ cần bắt đầu bằng cách trực quan hóa quy trình hiện tại của mình và cải tiến từ đó.
- Minh bạch hóa các vấn đề: Kanban phơi bày các vấn đề (như tắc nghẽn, lãng phí) một cách rõ ràng, thúc đẩy đội nhóm phải giải quyết chúng thay vì che giấu.
3 nguyên tắc cốt lõi của Kanban
Để Kanban hoạt động, nó dựa trên 3 nguyên tắc (hay đúng hơn là 3 thực hành) cơ bản mà mọi đội nhóm phải tuân thủ.
Visualize – Hiển thị công việc bằng bảng, thẻ và cột
Đây là trái tim của Kanban. Bạn không thể quản lý thứ bạn không nhìn thấy. Việc trực quan hóa được thực hiện qua 3 thành phần:
- Bảng Kanban (Kanban Board): Là không gian làm việc chính, có thể là một cái bảng trắng, một bức tường, hoặc một phần mềm.
- Cột (Columns): Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn. Cấu trúc đơn giản nhất là: To Do (Cần làm) – Doing (Đang làm) – Done (Đã xong).
- Thẻ (Kanban Cards): Mỗi thẻ đại diện cho một hạng mục công việc (một task, một tính năng, một bài viết blog…). Trên thẻ thường chứa thông tin cơ bản: mô tả công việc, người phụ trách, ngày hết hạn (nếu có).
Khi công việc di chuyển qua các giai đoạn, tấm thẻ sẽ được kéo qua các cột tương ứng.
Visualize – Hiển thị công việc bằng bảng, thẻ và cột (Nguồn: Internet)
Limit WIP (Work In Progress) – Giới hạn công việc đang thực hiện
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất và cũng là nguyên tắc khó thực hiện nhất. Giới hạn WIP có nghĩa là đặt ra một con số tối đa cho số lượng thẻ được phép có mặt trong một cột (đặc biệt là cột “Đang làm”) tại một thời điểm.
- Tại sao phải giới hạn? Con người không thể làm tốt nhiều việc cùng lúc (multitasking). Việc chuyển đổi liên tục giữa các tác vụ (context-switching) làm giảm nghiêm trọng năng suất và tăng tỷ lệ lỗi.
- Lợi ích: Bằng cách giới hạn WIP (ví dụ: cột “Đang làm” chỉ được có 3 thẻ), bạn buộc đội nhóm phải hoàn thành công việc cũ trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này tạo ra một hệ thống “kéo”, giúp giảm thời gian hoàn thành (cycle time) và tăng chất lượng công việc.
Manage Flow – Quản lý và tối ưu luồng công việc
Mục tiêu của Kanban là tạo ra một luồng công việc (flow) trôi chảy, nhanh chóng và có thể dự đoán được. Khi đã trực quan hóa và giới hạn WIP, bạn bắt đầu “quản lý luồng chảy”.
Điều này có nghĩa là bạn phải liên tục quan sát bảng Kanban và tìm các “nút thắt cổ chai” (bottlenecks) – những nơi mà công việc bị ùn ứ.
- Ví dụ: Nếu các thẻ luôn bị kẹt ở cột “Chờ duyệt” (Review), điều đó có nghĩa là người duyệt đang quá tải hoặc quy trình duyệt quá chậm.
- Hành động: Đội nhóm phải tìm cách giải quyết nút thắt này (ví dụ: thêm người duyệt, đơn giản hóa quy trình duyệt, hoặc đặt giới hạn WIP cho cả cột “Chờ duyệt”).
Quản lý luồng chảy là một quá trình cải tiến liên tục (Kaizen) không bao giờ kết thúc.
Manage Flow – Quản lý và tối ưu luồng công việc (Nguồn: Internet)
Cách thiết lập Kanban cho doanh nghiệp
Các cột cơ bản: To Do – Doing – Done
Cách đơn giản nhất để bắt đầu là với 3 cột:
- To Do (Cần làm): Chứa tất cả các công việc chưa được bắt đầu (backlog).
- Doing (Đang làm): Chứa các công việc đang được thực hiện. Đây là cột quan trọng nhất để áp dụng giới hạn WIP.
- Done (Đã xong): Chứa các công việc đã hoàn thành.
Các cột cơ bản: To Do – Doing – Done (Nguồn: Internet)
Thiết lập giới hạn WIP và thẻ công việc
- Thiết lập WIP: Bắt đầu bằng một con số hợp lý. Một quy tắc phổ biến là đặt giới hạn WIP cho cột “Doing” bằng hoặc ít hơn số lượng thành viên trong nhóm (ví dụ: nhóm 5 người, WIP = 5). Điều này đảm bảo mỗi người chỉ tập trung vào 1 việc tại 1 thời điểm.
- Thiết lập Thẻ (Card): Mỗi thẻ công việc cần đủ thông tin nhưng không quá rườm rà. Các thông tin cần có:
- Mô tả ngắn gọn công việc là gì.
- Người phụ trách (Assignee).
- Ngày hết hạn (Due date) (nếu cần).
- Loại công việc (ví dụ: Bug, Feature, Bài viết…).
Mẹo để tùy biến bảng Kanban phù hợp với từng phòng ban
Vẻ đẹp của Kanban là khả năng tùy biến vô hạn. Các cột phải phản ánh quy trình làm việc thực tế của bạn.
- Ví dụ Team Lập trình (Dev):
- Backlog -> To Do (Sprint này) -> In Progress -> Code Review -> Testing -> Done (Deployed).
- Ví dụ Team Marketing (Content):
- Ý tưởng -> Cần viết -> Đang viết -> Chờ thiết kế (Visual) -> Chờ duyệt (Review) -> Đã lên lịch -> Đã đăng.
- Ví dụ Team Tuyển dụng (HR):
- Nhu cầu tuyển -> Đăng tin -> Sàng lọc CV -> Phỏng vấn V1 -> Làm bài test -> Phỏng vấn V2 -> Gửi Offer -> Đã nhận việc.
Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 tích hợp Kanban hiệu quả
Sử dụng bảng trắng và giấy note rất tốt để bắt đầu, nhưng sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế khi đội nhóm mở rộng, làm việc từ xa (Work From Home) hoặc cần các báo cáo phức tạp. Đây là lúc các nền tảng kỹ thuật số như Bitrix24 phát huy sức mạnh.
Với hơn 17 năm kinh nghiệm và là Đối tác Vàng của Bitrix24, Mstar Corp đã triển khai thành công Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 cho nhiều doanh nghiệp trong đa dạng lĩnh vực khác nhau. Một trong những yếu tố giúp hệ thống này trở nên nổi bật chính là tích hợp mô hình Kanban – công cụ quản lý công việc trực quan, linh hoạt và dễ sử dụng.
Tích hợp bảng Kanban trong hệ thống quản lý tác vụ và dự án
Nền tảng Bitrix24 không chỉ là một CRM hay công cụ chat, nó là một nền tảng quản lý công việc toàn diện. Với tính năng Tasks & Projects (Nhiệm vụ & Dự án) trên Bitrix24, người dùng dễ dàng quản lý tác vụ và dự án bằng chế độ xem Kanban.
Bạn có thể dễ dàng tạo các dự án, sau đó tùy chỉnh các cột (giai đoạn) theo đúng quy trình của phòng ban mình. Việc tạo thẻ (task) và kéo – thả chúng qua các cột diễn ra mượt mà, giúp mọi người cập nhật tiến độ theo thời gian thực, dù họ ở bất cứ đâu.
Nguồn: Internet
Theo dõi trực quan, báo cáo tự động và phân quyền linh hoạt
Sử dụng Kanban ở Giải pháp chuyển đổi số mang lại lợi ích vượt trội so với bảng vật lý:
- Tích hợp All-in-One: Một thẻ Kanban (Task) trong nền tảng Bitrix24 liên kết trực tiếp đến khách hàng (trong CRM), các file tài liệu (trong Drive) và các cuộc thảo luận (trong Chat/Comment). Bạn quản lý mọi thứ ở một nơi.
- Theo dõi trực quan & deadline: Giải pháp từ Mstar Corp tự động tô màu các thẻ bị trễ hạn, giúp nhà quản lý nhận diện vấn đề ngay lập tức.
- Báo cáo tự động: Đây là điểm mạnh “chết người”. Nền tảng Bitrix24 tự động tạo báo cáo về hiệu suất: ai hoàn thành bao nhiêu task, bao nhiêu task trễ hạn, thời gian trung bình để hoàn thành một task,… Dữ liệu này là vàng để “Quản lý luồng chảy”.
- Quy tắc tự động (Automation Rules): Bạn có thể thiết lập tự động hóa như:
- Khi kéo thẻ sang cột “Chờ duyệt”, tự động gửi thông báo cho Trưởng phòng.
- Khi kéo thẻ sang “Done”, tự động gửi email cảm ơn khách hàng liên quan.
Ví dụ và mẹo thiết lập Kanban trong Giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp SME
Là Đối tác Vàng của Bitrix24, Mstar Corp đã tư vấn cho nhiều SME tối ưu quy trình bằng Kanban cho từng phòng ban:
- Team Sales: Sử dụng chế độ xem Kanban ngay trong CRM Bitrix24. Các cột chính là các giai đoạn của đường ống bán hàng (Lead mới -> Đã liên hệ -> Gửi báo giá -> Thương thảo -> Thắng/Thua). Giới hạn WIP giúp nhân viên sale tập trung “chốt” các khách hàng nóng, thay vì cố gắng gọi 100 khách hàng mới mỗi ngày.
- Team Marketing: Sử dụng Kanban trong Tasks để quản lý lịch đăng bài. Tận dụng Checklist trong mỗi thẻ để đảm bảo các bước (viết bài, thiết kế ảnh, SEO on-page) không bị bỏ sót.
- Mẹo: Bắt đầu đơn giản với 3 cột. Sau đó, hãy họp nhóm hàng tuần (gọi là Kanban meeting), nhìn vào bảng và hỏi: “Chúng ta đang bị tắc ở đâu? Làm sao để cải thiện?”. Rồi từ từ thêm cột hoặc điều chỉnh giới hạn WIP cho phù hợp.
Hạn chế và lưu ý khi triển khai Kanban
Kanban không phải là “viên đạn bạc” giải quyết mọi vấn đề.
Yêu cầu cao về kỷ luật và sự tham gia của đội nhóm
Kanban trông có vẻ đơn giản, nhưng để nó hoạt động đòi hỏi kỷ luật thép:
- Kỷ luật cập nhật: Nếu các thành viên không chịu di chuyển thẻ khi họ làm việc, cái bảng sẽ trở nên vô dụng và lỗi thời ngay lập tức.
- Kỷ luật tôn trọng WIP: Các thành viên (và cả sếp) phải tôn trọng giới hạn WIP. Khi cột “Doing” đã đầy, tuyệt đối không được “nhét” thêm việc mới, mà phải tập trung hỗ trợ nhau hoàn thành việc cũ.
Không phù hợp tuyệt đối với mọi loại dự án
Kanban (ở dạng thuần túy nhất) tập trung vào luồng chảy (flow) chứ không tập trung vào thời gian (schedule). Nó không có biểu đồ Gantt hay các mốc thời gian (milestone) cố định.
Đối với các dự án có sự phụ thuộc phức tạp và deadline cực kỳ khắt khe (ví dụ: dự án xây dựng, tổ chức sự kiện lớn), việc chỉ dùng Kanban có thể không đủ để dự báo ngày hoàn thành chính xác.
Cần phối hợp với các phương pháp khác khi cần deadline khắt khe
Giải pháp là không cứng nhắc. Nhiều đội nhóm thành công bằng cách kết hợp Kanban với các phương pháp khác:
- Scrumban: Kết hợp cấu trúc Sprint của Scrum với sự linh hoạt và bảng Kanban.
- Kanban + Gantt: Sử dụng bảng Kanban để quản lý công việc hàng ngày, và dùng biểu đồ Gantt (như trong Bitrix24) để theo dõi các mốc thời gian tổng thể của dự án.
Kết luận
Kanban là một phương pháp quản lý mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ một môi trường làm việc hỗn loạn, bị động sang một hệ thống minh bạch, chủ động và hiệu quả. Bằng cách trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang làm (WIP), và tập trung vào luồng chảy, Kanban giúp tăng năng suất, giảm lãng phí và cải thiện tinh thần đội nhóm.
Hãy liên hệ ngay với Mstar Corp – Đối tác Vàng của Bitrix24 tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ tư vấn Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24, đồng hành cùng doanh nghiệp thiết lập và tùy chỉnh bảng Kanban trên Bitrix24 để biến sự hỗn loạn thành hiệu suất rõ ràng và có thể đo lường được.
