Trong bất kỳ dự án sáng tạo nào từ quảng cáo, thiết kế cho đến truyền thông mọi ý tưởng đều bắt đầu từ một bản brief. Đây là tài liệu định hướng giúp tất cả thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu, thông điệp và kỳ vọng của khách hàng. Vậy hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu sâu hơn brief là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy.
Brief là gì?
Brief là bản tóm tắt yêu cầu được sử dụng để truyền đạt những thông tin cốt lõi của một dự án, chiến dịch marketing hay nhiệm vụ cụ thể. Brief thường được client gửi cho agency hoặc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, với mục tiêu đảm bảo tất cả các bên cùng hiểu và thực hiện theo một định hướng chung.
Một brief tốt giống như “kim chỉ nam” nếu được viết kỹ lưỡng, nó giúp toàn bộ dự án vận hành trơn tru, tránh lệch hướng và giảm thiểu rủi ro.
Brief là gì? (Nguồn: Internet)
Vai trò của brief trong dự án
Brief là nền móng của mọi chiến dịch thành công. Nó không chỉ là tài liệu định hướng mà còn là công cụ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo sự đồng nhất trong quá trình làm việc giữa các bên liên quan.
Đầu tiên, brief giúp chuyển từ ý tưởng mơ hồ sang thông tin cụ thể: mục tiêu, thông điệp, đối tượng, phạm vi công việc. Khi mọi người “nhìn cùng một bản đồ”, mọi hoạt động sáng tạo và triển khai đều có một trục chung để căn theo. Từ đó, nó giúp bạn thiết lập được các mục tiêu cụ thể cho chiến dịch marketing.
Không những thế, brief là “hợp đồng thông tin” giữa các bên (client, account, creative, production, dev…). Nó cung cấp các thông tin cụ thể, giúp mỗi người hiểu ý nhau cũng như là phân công nhiệm vụ, công việc của từng cá nhân rõ ràng.
Brief chi tiết giúp thể hiện chính xác mục đích chiến lược marketing, giúp chúng ta dễ dàng theo dõi và quản lý quá trình thực hiện chiến dịch một cách dễ dàng. Đồng thời, xây dựng một brief cụ thể giúp bạn tránh được các sai sót và tránh được các lỗi như sử dụng sai thông điệp, sai logo,…
Và hơn hết, thông qua brief mọi người có thể ra quyết định nhanh hơn bởi vì đã có các thông tin, tiêu chí đánh giá rõ ràng giúp mọi người không phải đắn đo hoặc suy nghĩ lâu mất thời gian hoặc phải họp dài dòng. Brief chính là cơ sở giúp chúng ta tối ưu được thời gian ra quyết định, ý tưởng.
Vai trò của brief (Nguồn: Internet)
Phân loại brief phổ biến
Communication Brief
Communication brief là loại brief dùng trong giao tiếp giữa client và agency, hoặc giữa bộ phận marketing và team sản xuất nội dung.
Tài liệu này tập trung vào thông tin tổng thể, định hướng truyền thông và yêu cầu cụ thể về sản phẩm, thông điệp. Communication brief giúp đảm bảo chiến dịch truyền thông đi đúng hướng và thống nhất giữa các bên từ đầu.
Communication Brief được xây dựng dựa trên nguyên tắc 5W1H (What, When, Where, Why, Who và How) và cần giải quyết được những câu hỏi sau:
- Mục đích của khách hàng;
- Các thông tin về thương hiệu và vấn đề đang gặp phải;
- Thông tin về sản phẩm/thương hiệu;
- Đối thủ cạnh tranh là ai? Họ đang có những chiến dịch Marketing nào?;
- Phân khúc khách hàng;
- Những hạn chế về Marketing;
- Đâu là chiến lược Marketing phù hợp?;
- Thông điệp muốn truyền tải;
- Hiệu ứng truyền thông muốn đạt được;
- Ngân sách bao nhiêu?
Communication Brief (Nguồn: Internet)
Creative Brief
Creative brief được sử dụng trong nội bộ agency hoặc doanh nghiệp, dành cho đội sáng tạo (creative team) để triển khai ý tưởng. Tài liệu này tập trung vào ý tưởng, cảm hứng, hướng đi sáng tạo và cách thể hiện thông điệp. Một creative brief tốt giúp đội sáng tạo hiểu sâu vấn đề, phát triển ý tưởng nổi bật và bám sát mục tiêu kinh doanh.
Creative Brief cần giải đáp được những câu hỏi sau:
- Kỳ vọng kinh doanh dành cho thương hiệu;
- Biện pháp có thể gia tăng hiệu quả chiến dịch Marketing;
- Giải pháp để đạt hiệu quả truyền thông tốt nhất;
- Thông điệp cốt lõi cần truyền tải;
- Cách để tạo được thông điệp hiệu quả;
- Mục tiêu của chiến dịch truyền thông;
- Thời gian triển khai, thực hiện ý tưởng;
- Các mốc thời gian quan trọng của dự án (ngày duyệt nội dung, ngày trình bày với khách hàng,…);
- Kênh truyền thông phù hợp, có sức ảnh hưởng lớn tới khách hàng.
Creative Brief (Nguồn: Internet)
8 yếu tố quan trọng để tạo nên một bản brief hoàn chỉnh
Để xây dựng một brief hoàn chỉnh, cần tập trung vào các yếu tố chính, gọi là “Vàng”. Dưới đây là những yếu tố không thể thiếu:
1. Ngắn gọn – rõ ràng – súc tích
Một brief thành công là phải ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Tránh lan man, tránh dùng các thuật ngữ phức tạp, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung và hành động.
2. Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu của brief cần rõ ràng, có thể đo lường và thực hiện được, giúp nhóm hiểu rõ điều cần đạt và hướng tới kết quả cụ thể.
3. Thông tin thương hiệu và thị trường
Cung cấp các thông tin về lịch sử, sứ mệnh, giá trị của công ty; phân tích thị trường và xu hướng hiện tại để đảm bảo dự án phù hợp văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp.
4. Xác định đối tượng mục tiêu
Chi tiết về nhân khẩu học, hành vi tiêu dùng, sở thích; từ đó giúp cá nhân hóa thông điệp và chiến lược phù hợp với khách hàng tiềm năng.
5. Ngân sách và thời gian
Xác định rõ ngân sách dành cho dự án, các khoản phí lớn nhỏ, và lịch trình thực hiện để lập kế hoạch khả thi, hiệu quả.
6. Yêu cầu bắt buộc (Mandatories)
Bao gồm các yếu tố bắt buộc như logo, câu slogan, màu sắc chủ đạo, hay các yêu cầu pháp lý phải tuân thủ.
7. KPI và chỉ số đo lường
Xác định các tiêu chí thành công rõ ràng để có thể đánh giá, đo lường hiệu quả dự án, giúp điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
8. Truyền cảm hứng sáng tạo
Không chỉ cung cấp thông tin, brief còn cần truyền cảm hứng, kích thích ý tưởng sáng tạo, giúp nhóm phát huy tối đa khả năng của mình.
Hướng dẫn cách viết brief chuẩn
Một bản tóm tắt đúng tiêu chuẩn cần có các nội dung quan trọng sau:
- Project: Thông tin về dự án, chiến dịch bao gồm mục tiêu, đối tượng, yêu cầu,…để bên thực hiện hiểu rõ công việc và thực hiện đúng hướng.
- Client: Khách hàng, thông tin về đơn vị hoặc thông tin về các bên liên quan.
- Brand: Thông tin về thương hiệu, màu sắc, dịch vụ và hình ảnh cần quảng bá.
- Project Description: Mô tả các công việc, dự án cần hoàn thành, mô tả phạm vi dự án, đối tượng và khu vực hoạt động.
- Brand Background: Cung cấp đầy đủ thông tin quan đến sản phẩm, dịch vụ cần quảng bá. Cung cấp thông tin càng chi tiết càng tốt.
- Objectives: Nêu rõ mục tiêu muốn hướng đến và cần đạt được khi tiến hành dự án như tăng độ nhận diện, tăng doanh thu hay phát triển dòng sản phẩm mới.
- Target Audience: Thông tin về nhân khẩu học địa lý, hành vi của đối tượng khách hàng mục tiêu mà bạn muốn nhắm đến.
- Message: Thông điệp cốt lõi muốn truyền tải đến đối tượng khách hàng mục tiêu thông qua chiến dịch.
- Coverage: Phạm vi hoạt động hoặc triển khai chiến dịch ở khu vực nào?
- Budget: Nêu rõ chi phí, ngân sách để triển khai chiến dịch.
- Timing: Nêu rõ thời gian, lịch trình hoạt động của chiến dịch.
Cách viết brief chuẩn (Nguồn: Internet)
Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 do Mstar Corp triển khai giúp quản lý brief hiệu quả
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và là Bitrix24 Gold Partner hàng đầu Việt Nam, Mstar Corp mang đến giải pháp chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý và triển khai brief một cách hiệu quả. Nền tảng Bitrix24 giúp tập trung dữ liệu, tạo môi trường cộng tác liền mạch giữa các phòng ban, loại bỏ tình trạng thất lạc dữ liệu hay sai lệch thông tin trong quá trình làm việc.
Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt của nền tảng Bitrix24, Mstar Corp đã triển khai thành công nhiều dự án chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình từ lên brief – giao việc – giám sát – báo cáo. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc khoa học hơn, mà còn thúc đẩy văn hóa cộng tác và minh bạch trong quản trị nội bộ, đưa mọi dự án đến thành công với tốc độ nhanh và hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa thông tin brief trong cùng một nền tảng
Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin brief ở một nơi duy nhất, giúp tất cả thành viên trong dự án có thể truy cập và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thông tin phân tán giữa email, bảng tính hay tin nhắn rời rạc. Đồng thời, duy trì sự đồng bộ và nhất quán trong toàn bộ quy trình làm việc.
Tính năng quản lý dữ liệu, phân quyền truy cập và chỉnh sửa linh hoạt của nền tảng Bitrix24 giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng mọi thông tin đều được cập nhật chính xác.
Tối ưu hóa thông tin brief trong cùng một nền tảng (Nguồn: Internet)
Tích hợp nhiệm vụ trực tiếp từ brief
Một brief hiệu quả không chỉ là bản tóm tắt, mà còn là nền tảng để hành động. Tính năng quản lý tác vụ và dự án trên Bitrix24 giúp chuyển đổi brief thành các nhiệm vụ cụ thể, được phân công tự động cho từng cá nhân phụ trách. Mỗi nhân viên đều nhận được thông báo, thời hạn và trạng thái công việc rõ ràng, giúp đội ngũ làm việc chủ động, không bỏ sót chi tiết quan trọng.
Hệ thống báo cáo và bảng điều khiển trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá KPI và hiệu suất để kịp thời điều chỉnh khi cần thiết. Nhờ đó, toàn bộ quy trình triển khai brief trở nên minh bạch, có tổ chức và dễ kiểm soát hơn.
Tích hợp nhiệm vụ trực tiếp từ brief (Nguồn: Internet)
Kết luận
Trong kỷ nguyên số và cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, brief không còn chỉ đơn thuần là một tài liệu giấy hay file Word đơn giản nữa. Thay vào đó, brief cần được xây dựng một cách chuyên nghiệp, phù hợp với từng dự án, đồng thời được tối ưu hóa khi kết hợp cùng nền tảng Bitrix24 để tận dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ quản lý hiện đại.
Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu quả làm việc bằng cách sử dụng nền tảng brief kết hợp cùng công cụ quản lý dự án hàng đầu này. Hãy liên hệ ngay với Mstar Corp để được tư vấn Giải pháp chuyển đổi số ứng dụng nền tảng Bitrix24 phù hợp với nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp.
