Trong thời đại số hóa hiện nay, việc tổ chức và quản lý sự kiện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Do đó, Mstar Corp đã triển khai thành công giải pháp check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24, giúp tối ưu hóa quy trình check-in cho các sự kiện với sự hỗ trợ của mã QR. Hãy cùng Mstar Corp khám phá quy trình check in tự động hóa này trong bài viết dưới đây.
Check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24 là gì?
Check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên nền tảng Bitrix24 là giải pháp công nghệ áp dụng mã QR vào quy trình check in, giúp quy trình này diễn ra hiệu quả và nhanh chóng hơn. Mỗi mã QR code đều chứa thông tin cá nhân của từng khách mời đã được mã hóa và chi tiết liên quan đến sự kiện.
Check in sự kiện mọi quy mô không chỉ đơn thuần là việc ghi danh khách tham dự, mà còn đánh dấu trải nghiệm đầu tiên khi tham dự sự kiện. Vì thế, việc tối ưu hóa quy trình này có ý nghĩa quan trọng, giúp giảm thời gian chờ check in, từ đó tạo ấn tượng tốt nhất cho khách mời.
Lợi ích khi sử dụng mã QR trên Bitrix24 để check in sự kiện
Đối với khách tham dự sự kiện
- Thư mời chuyên nghiệp: Mã QR được gửi qua email với thông tin rõ ràng và đúng thời gian, tạo cảm giác chuyên nghiệp và tiện lợi cho khách mời.
- Bảo mật cao: Với tính năng Thông tin được gửi trực tiếp vào email cá nhân và đã được mã hóa thông qua mã QR và chỉ có nhân viên của công ty tổ chức có thể quét mã. Vì thế, tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc nguy cơ bị truy cập trái phép.
- Giảm thời gian chờ: Khách mời chỉ cần cung cấp mã QR code để nhân viên quét, tiết kiệm thời gian và không cần chờ đợi.
- Dễ mang theo: Khách mời không cần mang theo thư mời vật lý mà chỉ cần mã QR code trên smartphone.
- Dễ đăng ký tại quầy check in sự kiện: Khách chưa đăng ký trước vẫn có thể tạo thông tin và nhận mã QR code ngay tại quầy check in sự kiện.
Đối với ban tổ chức sự kiện
- Tối ưu chi phí và hiệu quả gửi mã QR check in: Mã QR check in sẽ được gửi thẳng vào email, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý dữ liệu khách mời.
- Tiết kiệm thời gian, tạo ấn tượng ban đầu: Check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR giúp ban tổ chức nhanh chóng kiểm tra thông tin khách mời và tránh tình huống khách mời chờ đợi quá lâu tại khu vực check in.
- Ghi nhận chính xác thời gian khách đến: Nền tảng Bitrix24 sẽ tự động cập nhật thông tin và thời gian check in chính xác của từng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí nhân sự: Khi check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24, ban tổ chức sẽ cần ít nhân sự tại quầy check in hơn, giúp giảm tải công việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Báo cáo chi tiết: Hệ thống sẽ cung cấp báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng ngay từ giai đoạn gửi thư mời đến giai đoạn sau sự kiện.
Check in sự kiện truyền thống khác gì check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR?
Check in truyền thống |
Check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24 | |
| Cách thực hiện | Ghi tay hoặc tìm thông tin khách mời trên file đã lưu trữ. | Nhân viên sử dụng điện thoại đã đăng nhập Bitrix24 để quét mã QR. |
| Hiệu suất |
|
|
| Cách thu thập thông tin sau sự kiện | Cần thực hiện nhập liệu thủ công lên file. | Tự động liên kết với nền tảng Bitrix24 và cập nhật hoạt động ngay khi vừa check in. |
| Sự chính xác | Khó kiểm soát tính chính xác của thông tin khách hàng. | Thông tin được tự động cập nhật, đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng. |
Quy trình check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24
Trước sự kiện
Mstar Corp sẽ triển khai và đồng hành, hướng dẫn cho nhân sự của doanh nghiệp quy trình check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24 được triển khai một cách mạch lạc và hiệu quả. Cụ thể, tiến trình trước sự kiện thông thường là:
- Gửi mã QR qua email: Dựa trên quy trình mà Mstar Corp tạo ra theo mong muốn của doanh nghiệp, email chứa mã QR sẽ được tự động gửi đến khách hàng theo thời gian đã xác định trước.
- Tự động thông báo qua Zalo OA: Với phần mềm Zalo OA được Mstar Corp tích hợp vào Bitrix24, khách đăng ký sẽ nhận được thông báo nhắc tham dự sự kiện thông qua Zalo OA. Thời gian thông báo sẽ được Mstar Corp cài đặt dựa trên quy trình đã được thiết lập trước. Quy trình này sẽ được nhân viên của chúng tôi hướng dẫn cho nhân sự của doanh nghiệp kỹ càng trước khi bàn giao.
Trong sự kiện
- Bố trí bàn check in: Ban tổ chức sẽ bố trí bàn check in tại khu vực ra vào hoặc cổng check in. Đối với sự kiện có quy mô lớn, có thể chia thành nhiều line check in tùy theo quy mô sự kiện và số lượng khách mời để tối ưu hóa quá trình.
- Tính năng quét mã QR dành riêng cho nhân viên: Để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của khách hàng, Mstar Corp đã tạo tính năng chỉ cho phép nhân viên của doanh nghiệp có thể quét mã QR. Vì thế, nhân viên cần phải đăng nhập vào Bitrix24 và thực hiện theo quy trình mà Mstar Corp đã hướng dẫn để quy trình check in bằng quét mã QR diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
Sau sự kiện
Mọi dữ liệu cụ thể và quy trình tương tác trực tuyến của khách hàng trong sự kiện như làm khảo sát online, tham gia chương trình online của ban tổ chức,… được tự động đồng bộ lên nền tảng Bitrix24 và cụ thể hóa dựa trên số liệu thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tìm thấy cơ hội, tiềm năng để xây dựng chiến lược marketing hiệu quả hơn.
Việc check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24 đã giúp tối ưu quy trình quản lý sự kiện. Tính năng tự động đồng bộ và khả năng bảo mật cao của giải pháp này hứa hẹn sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy của ban tổ chức sự kiện trong tương lai.
Nếu bạn triển khai giải pháp check in sự kiện mọi quy mô bằng mã QR trên Bitrix24, hãy liên hệ ngay với Mstar Corp. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn đạt được thành công trong hành trình chuyển đổi số.
