← Pháp chế – Hợp đồng · Danh mục quy trình

Soát hợp đồng theo danh mục điều khoản

Bảo đảm mọi hợp đồng do đối tác soạn, hoặc sắp trình ký, đều được đối chiếu với danh mục điều khoản của công ty theo cùng một cách, mỗi điểm rủi ro được nêu bằng nguyên văn kèm mức xử lý, để người có thẩm quyền quyết định với đủ thông tin trước khi ký.

Nhận bộ file Word

[TÊN CÔNG TY]	QUY TRÌNHSoát hợp đồng theo danh mục điều khoản	Mã tài liệu	QT-PC-01
		Phiên bản	1.0
		Ngày hiệu lực	[ngày ban hành]

Soạn thảo	Soát xét	Phê duyệt
[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]	[họ tên, chức danh]

Biên soạn theo cấu trúc và yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015. Đây là bản mẫu: công ty áp dụng cần soát xét, phê duyệt và ban hành theo thủ tục kiểm soát tài liệu của mình. Việc chứng nhận do tổ chức chứng nhận đánh giá trên hệ thống thực tế của từng công ty.

1. Mục đích

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng: Áp dụng cho hợp đồng, phụ lục và thoả thuận thương mại do đối tác gửi tới hoặc do công ty soạn nhưng cần soát lại trước khi trình ký, kể cả bản đối tác sửa lại sau đàm phán.

Không áp dụng: Không áp dụng cho thoả thuận bảo mật (xem quy trình Sàng lọc thoả thuận bảo mật), việc soạn hợp đồng mới từ mẫu (xem quy trình Soạn hợp đồng từ mẫu) và tranh chấp đang xảy ra, loại việc này chuyển thẳng người có thẩm quyền và luật sư.

Mức tự chủ của nhân viên AI: Làm xong, chờ duyệt Làm tới bước cuối, trình phiếu theo kỹ năng trinh-duyet.

Người cầm lái đội: Trưởng pháp chế (con người). Chỉ người này giao việc và dạy quy tắc cho đội nhân viên AI của phòng.

Người duyệt theo thẩm quyền: Người có thẩm quyền.

3. Tài liệu viện dẫn

Điều khoản ISO 9001:2015	Nội dung
7.5	Thông tin dạng văn bản
8.2	Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
8.4	Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
6.1	Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Danh mục điều khoản của công ty trong Bộ não công ty
Bộ mẫu hợp đồng chuẩn đã duyệt
Bảng thẩm quyền ký theo loại văn bản và giá trị
Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại (tra bản đang có hiệu lực)
Kỹ năng nhận định pháp lý và quy trình Sổ hạn hợp đồng và giấy phép

4. Thuật ngữ

Thuật ngữ	Nghĩa
Danh mục điều khoản	Bản một trang của công ty nêu điều gì chấp nhận được, cần đàm phán, không chấp nhận ở từng nhóm điều khoản.
Sàng lọc ban đầu	Bước đọc và xếp mức do nhân viên AI làm; không phải ý kiến pháp lý cuối cùng.
Điểm lệch chuẩn	Điều khoản khác danh mục hoặc khác mẫu chuẩn của công ty, hoặc điều khoản mẫu có mà hợp đồng thiếu.
Người có thẩm quyền	Người được bảng thẩm quyền cho phép quyết về loại và giá trị hợp đồng đang soát.

5. Trách nhiệm

Vai trò	RACI	Trách nhiệm
Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	R · Thực hiện	Thực hiện các bước được giao, dừng ở mọi điểm cần con người quyết.
Người phụ trách giao dịch	R · Thực hiện	Cung cấp hợp đồng, bối cảnh thương mại và trả lời các điểm cần làm rõ.
Trưởng pháp chế (con người)	R · Thực hiện	Đọc lại bảng soát, xử lý điểm không chấp nhận, bổ sung danh mục khi phát hiện chỗ sót.
Người có thẩm quyền	A · Chịu trách nhiệm cuối	Quyết định ký, đàm phán tiếp hoặc từ chối; chịu trách nhiệm cuối về nội dung hợp đồng.
Luật sư	C · Được hỏi ý kiến	Cho ý kiến với điểm phức tạp hoặc rủi ro cao khi Trưởng pháp chế đề nghị.

6. Đầu vào và đầu ra

Đầu vào

Bản hợp đồng đầy đủ kèm phụ lục, bảng giá, điều kiện chung
Danh mục điều khoản và bộ mẫu hợp đồng chuẩn trong Bộ não công ty
Thông tin giao dịch: đối tác, giá trị, thời hạn, người phụ trách

Đầu ra

Bảng soát một trang: điều khoản, mức, nguyên văn, đề xuất sửa
Danh sách điều khoản thiếu so với mẫu chuẩn
Phiếu trình người có thẩm quyền khi có điểm không chấp nhận

Nhận từ đâu, giao cho ai

Chiều	Nơi gửi hoặc nơi nhận	Nội dung
Nhận từ	Người phụ trách giao dịch	Hợp đồng do đối tác soạn, hoặc bản sắp trình ký
Nhận từ	QT-PC-02 Soạn hợp đồng từ mẫu	Điều khoản khách yêu cầu riêng cần xếp mức
Giao cho	Người có thẩm quyền	Bảng soát một trang: điều khoản, mức, nguyên văn, đề xuất sửa
Giao cho	QT-PC-04 Sổ hạn hợp đồng và giấy phép	Hợp đồng đã ký cần ghi sổ hạn

7. Lưu đồ

1Tiếp nhận và kiểm bản soátKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
2Xác định bên ký và thẩm quyềnKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
3Đọc toàn văn và đối chiếu danh mụcKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
4Xếp mức và so với mẫu chuẩnKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
5Tự kiểm và ghi rõ giới hạnKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
6Trưởng pháp chế đọc lạiTrưởng pháp chế (con người)
7Trình người có thẩm quyềnKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng
8Quyết địnhNgười có thẩm quyền
9Cập nhật danh mục và lưuKhánh · Trợ lý Soát hợp đồng

Nhân viên AI làm trọn bước · Con người duyệt, ký, quyết

8. Nội dung quy trình

Bước	Người làm	Nội dung	Hồ sơ	Thời hạn	Điểm kiểm soát
1. Tiếp nhận và kiểm bản soát	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Nhận hợp đồng, kiểm bản có đủ trang, phụ lục, bảng giá và điều kiện chung đi kèm. Ghi vào sổ soát: đối tác, loại hợp đồng, giá trị, người phụ trách giao dịch, ngày nhận.	Một dòng trong Sổ soát hợp đồng	Trong 2 giờ làm việc	Bản thiếu trang hoặc thiếu phụ lục thì trả người gửi ngay, không soát bản chưa đủ.
2. Xác định bên ký và thẩm quyền	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện trong hợp đồng với hồ sơ pháp lý của đối tác. Tra bảng thẩm quyền để nêu ai trong công ty được ký loại hợp đồng và giá trị này.	Mục thẩm quyền trong bảng soát	Cùng lượt soát	Nghi ngờ bên ký không đúng thẩm quyền thì đánh dấu mức không chấp nhận, không bỏ qua.
3. Đọc toàn văn và đối chiếu danh mục	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Đọc hết văn bản, đối chiếu từng nhóm trong danh mục: thanh toán, phạt, bồi thường, chấm dứt, bảo mật, luật áp dụng, giải quyết tranh chấp. Với mỗi nhóm, trích nguyên văn điều khoản kèm số điều. Chú ý riêng phạt và bồi thường có trần hay không, tự gia hạn, hạn báo trước khi chấm dứt.	Cột nguyên văn trong bảng soát	Trong 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ	Không trích được nguyên văn thì ghi rõ là chưa tìm thấy, không tóm tắt thay.
4. Xếp mức và so với mẫu chuẩn	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Xếp mỗi điểm vào một trong ba mức: chấp nhận được, cần đàm phán, không chấp nhận. Liệt kê điều khoản mẫu chuẩn có mà hợp đồng thiếu. Với điểm cần đàm phán hoặc không chấp nhận, đề xuất câu sửa lấy từ bộ mẫu của công ty.	Bảng soát một trang	Cùng lượt soát	Căn cứ pháp luật nêu trong bảng chỉ ghi tên luật và nhắc kiểm bản hiện hành, không dựng căn cứ khi không tìm được.
5. Tự kiểm và ghi rõ giới hạn	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Kiểm mọi nhóm danh mục đã có dòng, mọi nguyên văn đã có số điều, không còn chỗ trống. Ghi ở đầu bảng: đây là sàng lọc ban đầu, không thay ý kiến pháp lý của người có thẩm quyền hoặc luật sư.	Bảng soát đã tự kiểm	—	Thiếu một nhóm danh mục thì quay lại bước đọc, không trình.
6. Trưởng pháp chế đọc lại	Con người Trưởng pháp chế (con người)	Đọc bảng soát, nhất là các điểm ở mức không chấp nhận và các điểm nhân viên AI ghi chưa chắc. Quyết định điểm nào cần luật sư, điểm nào đưa thẳng người có thẩm quyền.	Ghi chú đọc lại trong bảng soát	Trong 1 ngày làm việc	Điểm mức không chấp nhận luôn có người thật xem, không đóng ở khâu nhân viên AI.
7. Trình người có thẩm quyền	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Soạn phiếu trình một màn hình: hợp đồng, giá trị, số điểm theo từng mức, ba điểm cần chú ý nhất, phương án đề xuất sửa. Gửi cho người có thẩm quyền và người phụ trách giao dịch.	Phiếu trình duyệt	Trong ngày Trưởng pháp chế đọc xong	Phiếu không mang kết luận pháp lý cuối cùng, chỉ nêu mức và lý do.
8. Quyết định	Con người Người có thẩm quyền	Chọn một trong ba: chấp nhận ký, đàm phán theo đề xuất, từ chối. Việc ký, đóng dấu, ký số và gửi bản cho đối tác do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền làm.	Quyết định ghi trên phiếu trình	Trong 2 ngày làm việc	Nhân viên AI không ký, không đóng dấu, không gửi bản nào cho đối tác.
9. Cập nhật danh mục và lưu	Nhân viên AI Khánh · Trợ lý Soát hợp đồng	Ghi kết quả vào sổ soát và báo người phụ trách giao dịch. Lưu bảng soát cùng bản hợp đồng đã soát vào thư mục Pháp chế. Điểm bị người đọc lại sửa hoặc bổ sung thì ghi thành quy tắc đề xuất thêm vào danh mục.	Hồ sơ soát đã đóng	Trong ngày có quyết định	—

9. Xử lý ngoại lệ

Tình huống	Cách xử lý
Đối tác chỉ gửi bản chưa đầy đủ hoặc ảnh chụp khó đọc	Yêu cầu bản đầy đủ; không soát bản mờ hoặc thiếu trang, ghi rõ phần chưa đọc được nếu người phụ trách buộc phải xem sớm.
Hợp đồng viết bằng ngôn ngữ khác hoặc hai ngôn ngữ khác nhau	Soát theo bản nêu là bản có giá trị; nếu hai bản có chỗ lệch nghĩa thì ghi là điểm không chấp nhận và chuyển Trưởng pháp chế.
Cần ký gấp trong ngày	Vẫn soát đủ danh mục; rút ngắn phiếu trình chứ không bỏ bước đọc lại. Người có thẩm quyền ký khi chưa qua soát phải ghi rõ lý do trên phiếu.
Đối tác chỉ chấp nhận ký đúng văn bản của họ, không sửa	Trình người có thẩm quyền kèm danh sách điểm lệch và rủi ro nếu chấp nhận nguyên văn; quyết định chấp nhận rủi ro là của người có thẩm quyền.
Hợp đồng chạm vấn đề dữ liệu cá nhân hoặc sở hữu trí tuệ	Đánh dấu và chuyển Trưởng pháp chế, đồng thời mở lượt rà dữ liệu cá nhân theo quy trình riêng nếu hợp đồng có thu hoặc dùng dữ liệu cá nhân.

10. Rủi ro và biện pháp kiểm soát

Rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Bỏ sót điều khoản bất lợi vì danh mục chưa đủ	Mỗi tháng đầu rà các chỗ người đọc lại bổ sung và cập nhật danh mục; điều khoản mẫu có mà hợp đồng thiếu luôn được liệt kê.
Người đọc coi sàng lọc của nhân viên AI là kết luận pháp lý	Đầu mỗi bảng ghi rõ giới hạn; phiếu trình chỉ nêu mức, không nêu kết luận.
Ký hợp đồng chưa qua soát	Sổ soát đối chiếu với danh sách hợp đồng đã ký hằng tháng; chỉ số ký chưa qua soát phải bằng không.
Lộ nội dung hợp đồng mật	Hồ sơ chỉ lưu ở thư mục Pháp chế có phân quyền, không chép sang kênh trao đổi chung.

11. Biểu mẫu

BM-PC-01-01

Bảng soát hợp đồng

Số hồ sơ soát · Đối tác và loại hợp đồng · Giá trị và thời hạn · Người ký và thẩm quyền · Nhóm điều khoản · Số điều và nguyên văn · Mức (chấp nhận được, cần đàm phán, không chấp nhận) · Đề xuất sửa · Điều khoản mẫu còn thiếu

BM-PC-01-02

Phiếu trình người có thẩm quyền

Hợp đồng và đối tác · Giá trị · Số điểm theo từng mức · Ba điểm cần chú ý · Phương án đề xuất · Người quyết định · Quyết định và ngày

12. Hồ sơ lưu

Hồ sơ	Nơi lưu	Thời hạn lưu	Người chịu trách nhiệm
Sổ soát hợp đồng	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Bảng soát kèm bản hợp đồng đã soát	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền), theo năm và đối tác	Theo thời hạn hợp đồng cộng thời hạn lưu của công ty	Trưởng pháp chế
Phiếu trình và quyết định	Kho tài liệu công ty, thư mục Pháp chế (phân quyền)	Theo bảng thời hạn lưu của công ty	Người có thẩm quyền

13. Chỉ số theo dõi

Chỉ số	Cách tính	Mục tiêu	Tần suất
Thời gian soát một hợp đồng	Số giờ làm việc trung bình từ khi nhận đủ bản tới khi có bảng soát	Không quá 1 ngày làm việc (đề xuất ban đầu)	Hằng tháng
Hợp đồng ký mà chưa qua soát	Số hợp đồng đã ký không có bảng soát trong tháng	Bằng 0	Hằng tháng
Điểm bị người đọc lại bổ sung	Số điểm người đọc lại thêm hoặc đổi mức chia tổng số hợp đồng đã soát	Giảm dần theo quý (đề xuất ban đầu)	Hằng quý

14. Lịch sử sửa đổi

Phiên bản	Ngày	Nội dung sửa đổi	Người duyệt
1.0	[ngày ban hành]	Ban hành lần đầu	[họ tên]

Áp dụng quy trình này vào công ty bạn

Mstar chỉnh quy trình theo mẫu biểu, hạn mức và phần mềm của bạn, nạp vào đội nhân viên AI và bàn giao bộ file Word để ban hành.

Nhắn Zalo đăng ký dùng thử Gọi 0943 199 449